Comment Beebole facilite la gestion des reportings financiers dans une ONG – Jérôme Deconinck, Terre de Liens

Depuis 2008, Beebole permet aux entreprises de savoir où va leur temps. Aujourd’hui, nous sommes fiers de pouvoir partager certaines de leurs histoires . Rencontre avec Terre de Liens.

Terre de Liens est né en 2003 de la convergence de plusieurs mouvements liant l’éducation populaire, l’agriculture biologique et biodynamique, la finance éthique, l’économie solidaire et le développement rural.

Aujourd’hui, Terre de Liens regroupe trois structures complémentaires : un réseau associatif, une foncière et une fondation. Son activité s’étend dans toute la France, avec plus de 7 000 hectares de fermes et près de 35 000 membres actionnaires, donateurs ou adhérents.

Comme pour toute association ou ONG, pouvoir fournir des reporting aux donateurs de manière simple et fiable est un enjeu crucial pour Terre de Liens. Temps passé, budgets alloués, projets gérés… sont d’autant de données essentielles qui peuvent être récoltées à l’aide d’un logiciel de suivi des activités. C’est pourquoi Jérôme Deconinck, directeur de Terre de Liens, ainsi que l’ensemble des équipes ont adopté Beebole comme outil organisationnel. Nous l’avons rencontré pour en savoir plus.

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Nous aimons discuter avec nos clients pour savoir comment Beebole les aide à se développer et à prendre de meilleures décisions. Découvrez notre conversation avec Minalogic pour savoir comment cette entreprise française suit le temps de travail, les budgets et activités de ses équipes grâce à Beebole.

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Depuis quand travaillez-vous avec Beebole ?

Nous travaillons avec Beebole depuis 2015. En tant qu’organisation à but non lucratif, notre enjeu principal est de pouvoir fournir des reporting à nos donateurs de façon simple et fiable. Au départ, nous utilisions des fichiers Excel. Mais ce n’était pas très “opérationnel” ni efficace. Nous nous sommes donc penchés vers un outil de suivi des activités. Notre triple articulation – association, foncière et fondation – représentait évidemment une difficulté supplémentaire dans la mise en place d’un tel outil. Il était indispensable que l’application puisse s’intégrer parfaitement dans notre écosystème de travail. Nous avons testé plusieurs outils et c’est finalement Beebole qui nous a paru être la solution la plus adaptée.

Pourquoi avez-vous préféré Beebole à d’autres solutions ?

D’abord pour la flexibilité de l’outil et sa capacité d’intégrer parfaitement notre organisation spécifique, avec nos trois piliers d’activité. Par ailleurs, tout au long de l’accompagnement, le fondateur de Beebole, Yves Hiernaux, a fait preuve d’une formidable souplesse et écoute. On retrouve désormais cette réactivité et expertise au sein du service client de Beebole, ce qui est très appréciable.

Comment utilisez-vous Beebole ? Quelles sont pour vous les fonctionnalités essentielles ?

Toutes nos entités utilisent Beebole : la fondation, le réseau associatif, la foncière et même quelques autres structures de notre écosystème. Comme évoqué, l’outil nous sert principalement pour le reporting de nos budgets et activités. C’est un enjeu clé pour toute organisation à but non lucratif. Au niveau des associations, le reporting est organisé en deux catégories : les missions sociales, d’une part, et les fonctions de communication et de collecte, d’autre part. Avec Beebole, les associations de notre réseau peuvent également suivre l’affectation des subventions aux différents projets, ce qui est crucial pour expliquer et justifier notre travail auprès des donateurs. Toute personne qui s’est déjà engagée dans une ONG ou association locale sait de quoi je parle.

D’ailleurs, comment avez-vous organisé l’outil ?

Au fil des années, nous avons progressivement intégré de nouveaux paramètres à l’outil. Aujourd’hui, Beebole nous permet de savoir précisément combien de temps nos équipes ont passé sur chaque projet, chaque ferme et quelle part de ce temps a été alloué aux diverses actions : pilotage, communication, finances, etc. Nous avons des structures très proches – foncière et fondation – qui partagent des hiérarchies de projets similaires pour consolider les actions des deux équipes. Dans Beebole, nous avons utilisé les champs personnalisés pour intégrer nos codes d’analyse comptable, facilitant ainsi la gestion des informations. Toutes les données sont consolidées dans l’outil et, grâce à l’extension Google Workspace, exportées pour nos reportings. Grâce à Beebole, nos équipes économisent du temps précieux qu’elles peuvent consacrer à d’autres missions.

Quel est votre système de récolte et d’approbation de données ?

Nous avons mis en place un processus d’approbation simple et fluide, intégré directement à la validation des fiches de paie. D’abord, chaque collaborateur entre ses données de temps de travail, télétravail, absences, congés, maladies, etc. dans l’outil. Ensuite, ces données sont approuvées par les managers opérationnels puis partagés avec l’équipe RH qui établit les bulletins de paie. Pendant la pandémie, nous avons notamment mis en place une prime télétravail, qui a pu être calculée automatiquement sur la base des informations fournies par nos salariés dans l’outil Beebole.

Un conseil en matière de suivi du temps pour nos lecteurs ?

Les managers savent qu’il n’est pas toujours simple de rappeler à ses équipes de déclarer leur temps de travail. Il arrive que les utilisateurs n’aient pas le réflexe d’utiliser Beebole. Il est important de motiver toutes les équipes à s’en rappeler et à contribuer à la bonne tenue du suivi du temps.

Comme dans toute organisation à but non lucratif, le reporting détaillé de ses activités est un enjeu essentiel pour Terre de Liens. Savoir mesurer et communiquer facilement les temps alloués et budgets dépensés aux différentes missions est indispensable pour une association. Un logiciel de gestion des activités comme Beebole permet aux ONG de mieux suivre et rendre compte de leur travail aux donateurs et partenaires.

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Photo par Dan Meyers sur Unsplash

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Samuel Monthuley

PR and corporate communications consultant with a passion for all things tech. Business management expert. Whisky blogger after work.