“Nous avons choisi Beebole pour son ergonomie et ses fonctionnalités” – Willy Vial, Minalogic

Depuis 2008, Beebole aide les entreprises dans leur gestion du temps de travail et la planification de leurs tâches grâce à son outil de suivi. Aujourd’hui, nous sommes fiers de pouvoir partager certaines de leurs histoires. Rencontre avec Minalogic.
Créé en 2005 et dirigé par Jean-Eric Michallet, Minalogic est le pôle de compétitivité mondial des technologies numériques en Auvergne-Rhône-Alpes, avec des sites à Lyon, Grenoble et Saint-Etienne.
Minalogic accompagne près de 400 adhérents (dont 350 entreprises) dans leurs projets d’innovation et de croissance, dans un objectif de développement et de rayonnement mondial. Cet accompagnement recouvre l’ensemble de la chaîne de valeur du numérique et s’adresse à tous les secteurs d’activité, de par leurs technologies, produits et services proposés.
Comme beaucoup d’autres, Minalogic a choisi Beebole comme outil de suivi d’activités pour ses équipes. Nous avons rencontré Willy Vial, contrôleur de gestion, pour en savoir plus sur leur manière d’utiliser notre solution.
Nous avons testé Beebole fin 2019, parmi d’autres solutions. Beebole s’est rapidement démarqué de la concurrence et c’est dès 2020 que notre équipe de 25 personnes a réellement commencé à utiliser la solution. Aujourd’hui, nous avons un abonnement pour tous nos collaborateurs.
Pour commencer, il faut comprendre notre métier et notre organisation : les membres de l’équipe travaillent sur des projets variés. Une personne peut intervenir sur plusieurs projets en parallèle, et les temps et budgets consacrés aux différents projets varient fortement. Il est donc indispensable de pouvoir récolter et analyser les données de temps passé par tâche, par projet, par équipe, etc. A cela s’ajoute une composante légale car certains des projets que nous menons sont subventionnés par la Commission européenne. Nous nous engageons vis-à-vis de la Commission de tracer le temps de tous nos collaborateurs avec un logiciel qui soit fiable et complet. Enfin, l’outil nous permet également de réaliser des bilans intermédiaires au cours d’un projet et d’ajuster les ressources si besoin.
Oui, on utilisait des feuilles de calcul sur Excel avec des formules. C’était assez flexible mais pas aussi fiable que Beebole car les données pouvaient être modifiées, les formules écrasées etc. Par ailleurs, on avait des difficultés à construire une arborescence pertinente et la configuration des graphiques et rapports était moins ergonomique et bien plus chronophage.
Nous avons testé 3 ou 4 outils après un premier benchmark en ligne. Plusieurs éléments ont été décisifs lors du choix de Beebole: tout d’abord, l’ergonomie de l’outil, les couleurs et la présentation de l’interface ; ensuite, les fonctionnalités que l’outil propose, dont les rapports et graphiques sous forme de tableaux ; enfin, la souplesse de l’outil dans la construction d’une arborescence qui corresponde à notre activité. En effet, nous n’avons trouvé aucune autre application qui permette d’avoir une arborescence aussi bien construite qui corresponde à nos différents projets.
Nous avons essayé de faire coller l’arborescence de Beebole exactement à notre organisation. Nous avons quatre domaines d’activité :
Ces domaines sont alors considérés comme des « projets » dans l’outil, que nous subdivisons ensuite en « sous-projets » puis en tâches. A titre d’exemple, chaque projet européen est affiché comme un « sous-projet » dans Beebole. Au sein de ces sous-projets, nous ajoutons des tâches, qui correspondent aux différents types d’actions de chaque projet. Beebole est assez intuitif. Il est facile de créer une arborescence qui réponde à nos besoins.
Nous avons configuré 4 types de rôle :
Comme évoqué, l’outil nous sert principalement pour le suivi de nos projets financés, des heures, des tâches et des budgets. Les rapports nous sont très utiles, notamment pour mesurer et comparer les heures par projet, par tâche et par personne mais aussi d’autres données comme les absences. Ainsi, Beebole nous permet également de fluidifier certains process. Par exemple, les informations sur les absences sont remontées à notre expert-comptable afin d’être prises en compte dans la création des fiches de paie.
On se sert d’une base Access pour améliorer le suivi du temps passé sur nos pojets. L’API de Beebole, connectée à cette base de données, nous permet de récupérer le “réalisé”. Ces données sont ensuite comparées avec un prévisionnel par projet, par mois et par personne établi sur Excel et importé dans notre base de données Access… En rassemblant toutes ces données, nous pouvons améliorer le prévisionnel et éviter des écarts trop importants entre le temps prévisionnel et le temps réel.
Avant de mettre en place une solution de suivi du temps, réfléchissez à une arborescence qui reflète bien le métier et l’organisation tout en restant la plus claire et simple possible. Une arborescence claire permettra forcément une meilleure adhésion de l’équipe et une analyse de données optimisée.
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