“Nous avons choisi Beebole pour son ergonomie et ses fonctionnalités” – Willy Vial, Minalogic

Depuis 2008, Beebole aide les entreprises dans leur gestion du temps de travail et la planification de leurs tâches grâce à son outil de suivi. Aujourd’hui, nous sommes fiers de pouvoir partager certaines de leurs histoires. Rencontre avec Minalogic.

Créé en 2005 et dirigé par Jean-Eric Michallet, Minalogic est le pôle de compétitivité mondial des technologies numériques en Auvergne-Rhône-Alpes, avec des sites à Lyon, Grenoble et Saint-Etienne.

Minalogic accompagne près de 400 adhérents (dont 350 entreprises) dans leurs projets d’innovation et de croissance, dans un objectif de développement et de rayonnement mondial. Cet accompagnement recouvre l’ensemble de la chaîne de valeur du numérique et s’adresse à tous les secteurs d’activité, de par leurs technologies, produits et services proposés.

Comme beaucoup d’autres, Minalogic a choisi Beebole comme outil de suivi d’activités pour ses équipes. Nous avons rencontré Willy Vial, contrôleur de gestion, pour en savoir plus sur leur manière d’utiliser notre solution.

Depuis quand travaillez-vous avec l’outil Beebole ?

Nous avons testé Beebole fin 2019, parmi d’autres solutions. Beebole s’est rapidement démarqué de la concurrence et c’est dès 2020 que notre équipe de 25 personnes a réellement commencé à utiliser la solution. Aujourd’hui, nous avons un abonnement pour tous nos collaborateurs.

Pourquoi aviez-vous besoin d’un outil comme Beebole ?

Pour commencer, il faut comprendre notre métier et notre organisation : les membres de l’équipe travaillent sur des projets variés. Une personne peut intervenir sur plusieurs projets en parallèle, et les temps et budgets consacrés aux différents projets varient fortement. Il est donc indispensable de pouvoir récolter et analyser les données de temps passé par tâche, par projet, par équipe, etc. A cela s’ajoute une composante légale car certains des projets que nous menons sont subventionnés par la Commission européenne. Nous nous engageons vis-à-vis de la Commission de tracer le temps de tous nos collaborateurs avec un logiciel qui soit fiable et complet. Enfin, l’outil nous permet également de réaliser des bilans intermédiaires au cours d’un projet et d’ajuster les ressources si besoin.

Avant Beebole, utilisiez-vous un outil ou une méthode différente pour suivre le temps de travail ?

Oui, on utilisait des feuilles de calcul sur Excel avec des formules. C’était assez flexible mais pas aussi fiable que Beebole car les données pouvaient être modifiées, les formules écrasées etc. Par ailleurs, on avait des difficultés à construire une arborescence pertinente et la configuration des graphiques et rapports était moins ergonomique et bien plus chronophage.

Pourquoi avez-vous préféré Beebole à d’autres solutions ?

Nous avons testé 3 ou 4 outils après un premier benchmark en ligne. Plusieurs éléments ont été décisifs lors du choix de Beebole: tout d’abord, l’ergonomie de l’outil, les couleurs et la présentation de l’interface ; ensuite, les fonctionnalités que l’outil propose, dont les rapports et graphiques sous forme de tableaux ; enfin, la souplesse de l’outil dans la construction d’une arborescence qui corresponde à notre activité. En effet, nous n’avons trouvé aucune autre application qui permette d’avoir une arborescence aussi bien construite qui corresponde à nos différents projets.

Justement, comment vos projets et vos tâches sont-ils configurés sur la plateforme ?

Nous avons essayé de faire coller l’arborescence de Beebole exactement à notre organisation. Nous avons quatre domaines d’activité :

• Croissance
• Innovation
• Réseau
• Système d’information
• Administratif / financier
• Programmes européens

Ces domaines sont alors considérés comme des « projets » dans l’outil, que nous subdivisons ensuite en « sous-projets » puis en tâches. A titre d’exemple, chaque projet européen est affiché comme un « sous-projet » dans Beebole. Au sein de ces sous-projets, nous ajoutons des tâches, qui correspondent aux différents types d’actions de chaque projet. Beebole est assez intuitif. Il est facile de créer une arborescence qui réponde à nos besoins.

Et votre équipe ?

Nous avons configuré 4 types de rôle :

• Les administrateurs, dont je fais partie ;
• Les managers, qui ont pour rôle de valider les données entrées les membres de leur équipe ;
• Les chefs de projet, qui suivent et confirment les heures attribués à leur projet respectif (un chef de projet par projet) ;
• Les utilisateurs classiques : ils indiquent leurs heures par projet et envoient ces données pour validation.

Comment utilisez-vous Beebole ? Quelles sont les fonctionnalités essentielles pour vous ?

Comme évoqué, l’outil nous sert principalement pour le suivi de nos projets financés, des heures, des tâches et des budgets. Les rapports nous sont très utiles, notamment pour mesurer et comparer les heures par projet, par tâche et par personne mais aussi d’autres données comme les absences. Ainsi, Beebole nous permet également de fluidifier certains process. Par exemple, les informations sur les absences sont remontées à notre expert-comptable afin d’être prises en compte dans la création des fiches de paie.

A part les absences, exportez-vous d’autres données ?

On se sert d’une base Access pour améliorer le suivi du temps passé sur nos pojets. L’API de Beebole, connectée à cette base de données, nous permet de récupérer le “réalisé”. Ces données sont ensuite comparées avec un prévisionnel par projet, par mois et par personne établi sur Excel et importé dans notre base de données Access… En rassemblant toutes ces données, nous pouvons améliorer le prévisionnel et éviter des écarts trop importants entre le temps prévisionnel et le temps réel.

Un conseil en matière de suivi du temps pour nos lecteurs ?

Avant de mettre en place une solution de suivi du temps, réfléchissez à une arborescence qui reflète bien le métier et l’organisation tout en restant la plus claire et simple possible. Une arborescence claire permettra forcément une meilleure adhésion de l’équipe et une analyse de données optimisée.

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Nous aimons discuter avec nos clients pour savoir comment Beebole les aide au quotidien à se développer et à prendre de meilleures décisions. Ne manquez pas nos conversations avec Infopro Digital sur la façon dont Beebole permet de mieux planifier leurs ressources et avec Terre de Liens, où nous avons abordé le rapport entre suivi du temps et reporting financier.

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Samuel Monthuley

PR and corporate communications consultant with a passion for all things tech. Business management expert. Whisky blogger after work.