El riesgo de las plantillas excel para el control horario: una ruleta rusa para la empresa y el trabajador

Las multas que se han registrado desde que entrara en vigor el control horario obligatorio en España han dejado en evidencia las fisuras que el papel y las plantillas Excel presentan cuando se trata de cumplir con el registro de jornada obligatorio. 

Y es que fueron pocas las pymes españolas que cambiaron la manera de registrar la jornada laboral de sus empleados después de que entrara en vigor el registro de jornada obligatorio en España hace unos años. A pesar de los deberes que impone esta ley y la existencia de aplicaciones online que funcionan como herramientas de inteligencia de negocio, la mayoría de pymes siguió optando por el papel y las hojas Excel para llevar a cabo sus registros.

Más aún, las fisuras de estas opciones se han convertido en verdaderos cráteres dentro de la coyuntura actual. En el paradigma laboral generado por la pandemia, el papel y la hoja Excel han demostrado una inviabilidad que seguramente forzará a las empresas a pensar diferente.

Veamos por qué las pymes españolas siguen prefiriendo los viejos sistemas de registro y, sobre todo, por qué deberían abandonarlos cuanto antes.

Factores que explican la preferencia por el papel y las plantillas Excel para el control horario

Falta de claridad y preparación

La intempestiva entrada de la nueva ley hizo que las pymes no tuvieran el tiempo necesario para entenderla e implementarla lo cual las llevó a continuar con los viejos sistemas de registro. 

Ausencia de coste inicial 

Muchas pymes ven en el papel la solución más económica ya que evita el coste inicial que supone una máquina para fichar o una app.

Usabilidad

Para una gran cantidad de empresas no hay nada más fácil que anotar todo en un papel o en una plantilla Excel.

Ausencia de rastros 

Las empresas que solían modificar horarios o no pagar horas extras, no quieren adoptar soluciones tecnológicas que dejen rastro de sus actividades.

¿Por qué el papel y las plantillas Excel se quedan cortas para el registro de jornada?

Falta de garantías y precisión

El decreto exige que el registro no sea alterado a posteriori y esto es algo que el papel no garantiza. Además de esto, el papel ofrece un gran margen de error y manipulación que facilita registros mal anotados.

La ley también exige que el registro de jornada incluya las interrupciones y pausas de los trabajadores. ¿Cómo se cuentan dichas interrupciones y pausas con papel o con una plantilla Excel si estás por fuera de la oficina o en medio de una cuarentena?

Logística poco sostenible

La gestión manual asociada al registro con papel implica un proceso engorroso (mantenimiento de un archivo físico), arriesgado (pérdida de documentos) e inútil de frente a situaciones como, por ejemplo, ¡una pandemia!

Falta de disponibilidad y periodicidad

Con una aplicación web la disponibilidad del documento del registro y la obligación que tiene la empresa de darle al empleado una copia de su jornada de trabajo de manera periódica es inmediata. Con el papel no.

Inteligencia de negocio inexistente

El registro de jornada en papel o en plantilla Excel no aporta nada en términos de inteligencia de negocio. ¿Por qué no optar por soluciones que te permitan gestionar los costes de tus proyectos y las ausencias y cargas de tus empleados?

Nuevo paradigma laboral, nuevos métodos

El trabajo en remoto no solo es una opción de supervivencia sino que está destinado a crecer de forma considerable hacia el futuro. Por esta razón, las empresas, especialmente las pymes, deben implementar procesos que les permitan enviar a los empleados a casa y seguir cumpliendo con normativas de privacidad o de registro horario.

El actual escenario de trabajo en remoto requiere de nuevas soluciones. Más allá de la pandemia, esta coyuntura representa un momento idóneo para dar el salto y experimentar con soluciones que sean compatibles con la ley como las apps web y móvil. 

¿Vale la pena seguir apostando por anticuados sistemas de registro de jornada y arriesgarse a recibir cuantiosas multas?, ¿vale la pena renunciar a opciones que te permitan gestionar de manera eficaz el trabajo en remoto? Honestamente no tiene mucho sentido.

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Photo: Unsplash

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