Cómo las consultoras pueden medir la rentabilidad de sus proyectos: el caso de Montblanc Consulting

Desde 2012 Montblanc Consulting, una consultoría de empresas basada en Chile, ha contado con Beebole para su control horario. Hablamos de por qué buscaron una aplicación en la nube y cómo utilizan los informes semanales automatizados para medir la productividad y rentabilidad de su equipo.

Una consultora de empresas de alta dirección

Montblanc Consulting, fundada en 2009, es una consultora de empresas enfocada en la mejora de productividad de sus clientes, realizando proyectos de estrategia y excelencia operacional. Y por mucho que sea una firma “boutique”, Montblanc juega en primera. Trabajan con empresas líderes a nivel mundial, con un promedio de facturación de más de mil millones de USD al año y alrededor de dos mil empleados. Montblanc, a través de sus servicios de consultoría, ayuda a las empresas en cinco áreas de acción: estrategia y evolución de negocios, transformación organizacional, excelencia operacional, transformación digital, y sustentabilidad de negocios. Como explica Cristián Yánquez, socio, “Les ayudamos en este ‘jumpstart’ para que ellos logren ciertas competencias y que después tengan la capacidad interna para poder seguir creciendo y mejorando como empresa.”

A nivel interno, Montblanc está formado por un equipo de cerca de veinte consultores, analistas y directores con experiencia internacional pero conocimiento local. Hace ya diez años, buscaban una herramienta para poder controlar y analizar las horas trabajadas de este equipo y el tiempo dedicado a cada proyecto y cliente. “Nosotros teníamos un timesheet report en Excel y era difícil de usar,” dice Yánquez. “Todas las semanas había que actualizar ese archivo, teníamos que enviárselo todos, completarlo… entonces en esa época buscamos una solución de informes de tiempo, ese era el objetivo.” Entonces encontraron a Beebole, otra empresa ’boutique’ como ellos, que también trabajaba con un trato cercano y con presencia en todo el globo.

Un control de horas en la nube para inteligencia de negocio

En una época en que muchas empresas aún realizaban el control de horas con hojas de cálculo o incluso tarjetas para fichar, Montblanc tenía claro que buscaba una aplicación en la nube. “Tenía que ser en la nube, tenía que ser fácil de usar, y tenía que tener una interfaz que fuera agradable y que a los consultores les pareciera simple, bonita, y cómoda,” dice Yánquez. “Y en eso, nos pareció que era bueno el ‘look and feel’ de Beebole.” Además, en general el equipo de Montblanc trabaja en remoto, a veces en las oficinas de sus clientes, y por lo cual era fundamental encontrar una solución en la nube.

Por suerte, Beebole nació en la nube. “Desarrollamos para la nube y utilizando tecnología de la nube. Cuando lanzamos allá por 2008 lo hicimos ya siendo una herramienta en la nube y con una integración total con Google Suite cuando casi nadie lo hacía,” explica Mic Cvilic, socio fundador de Beebole. Con esta tecnología no es necesario instalar software ni mantener un servidor propio, reduciendo significativamente los gastos para un negocio. Además aporta personalización, flexibilidad, actualizaciones automáticas, un acceso multidispositivo y desde cualquier lugar, y seguridad.

Cómo Montblanc mide la productividad y rentabilidad de sus proyectos con el control horario

Hoy en día Montblanc es el ejemplo perfecto de cómo el control de horas puede aportar “business intelligence” o inteligencia de negocio. Sus consultores, directores de proyectos, y grupo senior registran la distribución de horas entre cada cliente y proyecto, que son alrededor de veinte o treinta anuales. Utilizando los grupos y permisos que ofrece Beebole, han creado interfaces personalizadas con los informes pertinentes de cada grupo de empleados.

Sus informes incluyen, entre otros, resúmenes de presupuestos por proyecto y consultor, facturabilidad total, por mes, cliente, y consultor, horas por los principales clientes, ausencias y vacaciones, horas acumuladas por mes y persona, costo mensual de la firma por mes y cliente, facturación por cliente, y margen operacional por cliente. Y es que con Beebole los negocios pueden gestionar con facilidad todo tipo de datos para identificar tendencias, oportunidades, y obstáculos y así también ahorrar tiempo y dinero. Nos sorprende cada vez más las formas innovadoras de nuestros clientes de aprovechar la funcionalidad de nuestros informes.

Montblanc también ha hecho unas automatizaciones para enviar informes semanales por email. Por un lado, todos reciben un informe con el total de horas grabadas por consultor, para asegurar que cada uno registra las horas que le corresponde. Por otro lado, a los socios también les llega un “Reporte de Seguimiento Firma” semanalmente. Esto incluye el estado de la facturabilidad por mes y por consultor, y en relación con el objetivo anual, la carga de trabajo de la semana anterior, por cliente, por mes, y también en relación con el objetivo anual.

Se puede programar estas automatizaciones y mucho más con la integración de Beebole para Google Sheets, que te permite enlazar tus datos con hojas de cálculo en tiempo real. Crea informes para las necesidades específicas de tu empresa y que se actualicen automáticamente. Descubre la potencia de tus datos con herramientas como las plantillas personalizadas, tablas dinámicas, Google AI y Explore. Puedes configurar permisos y colaborar con tu equipo en tiempo real, añadir comentarios, sugerir cambios y ver el historial de actividad en tus informes.

A seguir creciendo juntos

En 2019 Montblanc celebró diez años de experiencia, y no cabe duda de que es una consultoría de empresas líder de su país. Ha realizado más de 150 proyectos en diez años y cuenta con una red global de expertos en más de 20 especialidades. Hace poco también realizó un estudio junto con la Comisión Nacional de Productividad para entender cuáles son los factores que ayudan a mejorar la productividad de las empresas, el primer estudio de este tipo en Chile.

Desde Beebole ha sido un placer acompañar a Montblanc durante tanto crecimiento y cambio, ya que empezamos a trabajar juntos en 2012. “Beebole es una de las primeras apps que hemos tenido y que hemos mantenido en el tiempo,” dice Yánquez. “Hoy en día utilizamos otra herramienta que ofrece funcionalidades parecidas, pero hemos mantenido Beebole.”

Por nuestra parte, siempre es un honor cuando una empresa escoge a Beebole para su control horario, pero lo es más incluso cuando siguen confiando en nosotros tras casi una década.

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Si te ha resultado útil leer cómo Montblanc Consulting ha utilizado Beebole para su control horario, te interesaría leer también el caso de estudio que hicimos con Optare Solutions, una consultora de software.

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Foto por Chloé Mg desde Unsplash

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Helen Poliquin

Managing Inbound and Customer Success at Beebole. Connecting with teams and managers worldwide, identifying their obstacles, and communicating the creative solutions that Beebole can offer. Working remote from the Canary Islands.