La gestión de proyectos para un mejor control de gastos: el caso de una consultora de software

La consultora española Optare Solutions nos cuenta cómo, desde 2016, utilizan Beebole para la gestión de proyectos, además de algún truco con la API para facilitar el control de costes y horas.

Alta especialización y experiencia internacional

Desde 2002, Optare desarrolla proyectos de consultoría exclusivamente para operadores de telecomunicaciones en todo el mundo, principalmente en el ámbito de OSS (Operation Support Systems). Cuentan con más de 130 empleados repartidos entre sus oficinas de España y México y sus clientes incluyen gigantes como Vodafone, Telefónica, Orange, y Más Móvil. Destaca su participación en varios proyectos europeos de investigación y desarrollo, y la sólida relación que mantienen con sus clientes principales.

Actualmente Optare también está liderando la transformación digital con 5G en España. Junto con Orange, Cinfo y Gammera Nest forma parte de la UTE establecida para la ejecución del Plan Nacional 5G, un programa impulsado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

Inteligencia de negocio para presupuestos más precisos

Anteriormente Optare contaba con una solución in-house para su control de proyectos, pero debido a problemas de rendimiento y mantenimiento, decidieron migrar a Beebole en 2016. Hoy en día todo el personal productivo de la empresa registra sus horas en Beebole y estos datos se utilizan, en parte, para la preparación de presupuestos de proyectos y ofertas para sus clientes.

“Para nosotros Beebole es importante porque nos ayuda a comparar las estimaciones de costes y de horas que hemos hecho en las ofertas (a clientes) con lo que realmente hemos incurrido, y también para hacer un reparto interno de los costes entre proyectos tanto de clientes como internos,” dice Nacho Garmilla, Gerente de Operaciones. “La interfaz de la aplicación y la velocidad de funcionamiento de Beebole es fantástica.”

Efectivamente con Beebole es fácil establecer presupuestos y tarifas para los proyectos y clientes y realizar un control en tiempo real de las horas facturables, los gastos y márgenes. Puedes configurar informes detallados con los datos de cada proyecto y el personal asociado y contrastarlo con tus previsiones para afinar y realizar los cambios necesarios a nivel de presupuestación y cargas de trabajo. El resultado final es ganar eficiencia, transparencia, e inteligencia en el trabajo.

Las posibilidades y la personalización que ofrece una API

Además de extraer datos de business intelligence de su gestión de proyectos, Optare Solutions aprovecha la API (Application Programming Interface) de Beebole para otras operaciones, como la extracción de información para informes externos y la realización de “sanity checks”, o “pruebas de cordura”. El “sanity testing” consiste en realizar pruebas periódicas sobre la funcionalidad o conjunto de funcionalidades de un software o sistema. “Por ejemplo,” explica Garmilla, “nuestros códigos de proyecto en Beebole tienen que tener un determinado formato. Entonces se ejecutan periódicamente llamadas a la API para confirmar que no hay proyectos sin jefe de proyecto, que el código de proyecto está asignado y tiene un formato razonable, y una serie de otras comprobaciones para asegurar que se está utilizando correctamente Beebole.”

Muchos usuarios pueden dar por sentada la disponibilidad de una API cuando contratan un SaaS, pero no todas las plataformas de control horario la ofrecen. Y puede ser clave para la integración e interconexión entre aplicaciones, así como el flujo de datos y la creación de nuevas funcionalidades. “Me llama la atención la potencia que da la API de Beebole, lo útil que puede ser, y que realmente no hace falta ser programador o tener grandes conocimientos de desarrollo para ponerlo en funcionamiento,” dice Garmilla. Los usuarios de Beebole pueden habilitar la API gratuita a través del módulo de Gestión de Cuenta en la página de configuración.

Nuestros clientes, nuestro mayor orgullo

Desde 2008, Beebole ha tenido la oportunidad de trabajar con una variedad de empresas que son líderes en sus sectores y las personas maravillosas que las llevan. Nos asombra su trabajo realmente innovador, y Optare no es ninguna excepción. Es un orgullo trabajar con una empresa que ya cuenta con más de dos mil proyectos de más de treinta operadores en veinte países. Esperamos poder seguir ayudándola y acompañándola en su crecimiento.

—

Si te ha resultado útil leer cómo Optare Solutions ha utilizado Beebole para su beneficio, te interesaría leer también el caso de estudio que hicimos con Montblanc Consulting, una consultoría de empresas.

—

Foto de Mario Caruso en Unsplash

Facebook

Twitter

Linkedin

Whatsapp

Reddit

Telegram

Helen Poliquin

Managing Inbound and Customer Success at Beebole. Connecting with teams and managers worldwide, identifying their obstacles, and communicating the creative solutions that Beebole can offer. Working remote from the Canary Islands.