Comment élaborer une stratégie réussie et mesurable dans une entreprise 100 % télétravail ?

Que vous gériez une équipe à distance depuis des années ou que la COVID-19 vous ait obligé à adopter rapidement un modèle de télétravail, il est essentiel de savoir comment élaborer une stratégie de télétravail efficace et mesurable. Dans cet article, nous offrons des conseils pratiques aux managers pour les aider à gérer les membres d’une équipe à distance tout en s’assurant qu’ils ont mis en place une stratégie de télétravail efficace.

Tout au long de l’article, nous présenterons des avis d’experts tirés du webinaire intitulé Comment intégrer le télétravail dans l’ADN de votre équipe, au cours duquel Darren Murph de GitLab, Helen Kupp de Slack, Darren Buckner de Workfrom, et Leah Knobler de Help Scout ont tous partagé leur expertise sur la gestion des équipes à distance.

Allons-y !

1. Changez votre état d’esprit

Si vous avez des difficultés avec votre stratégie de télétravail, le premier conseil est très simple : Ne paniquez pas ; vous n’êtes pas seul ! Cependant, si vous voulez commencer à améliorer vos compétences en matière de gestion du personnel à distance, vous devriez changer votre état d’esprit dès maintenant.

La première chose que vous devez faire est d’accepter le fait que le télétravail est ici pour rester. Que votre organisation devienne entièrement distribuée ou qu’elle évolue en tant qu’entreprise hybride, le télétravail continuera à jouer un rôle crucial à l’avenir.

Deuxièmement, vous devriez embrasser le « nouveau normal » comme une opportunité avec des options infinies en termes d’innovation. Comme l’indique l’initiative de Slack, The Future Forum, « Le passage soudain au télétravail offre la possibilité de remettre en question des décennies d’orthodoxie, de réimaginer la culture et les normes, et de tirer parti de la technologie pour créer une meilleure façon de travailler. »

Dans cette optique, il est sans doute temps d’actualiser vos compétences et de penser différemment — notamment en vous éloignant de certaines choses que vous faisiez dans le passé. Selon Darren Murph, Responsable de la stratégie de télétravail chez GitLab, les managers devraient envisager de suivre un cours de désapprentissage pour se débarrasser d’habitudes dépassées.

[Les managers devraient envisager de suivre] « un cours sur le désapprentissage, en apprenant littéralement aux gens à ne pas faire les choses qu’ils ont faites dans le passé, [comme] partager tôt et souvent au lieu de retenir les choses jusqu’à ce qu’elles soient polies et d’amener ce changement sans honte ».

— Darren Murph, Responsable de la stratégie de télétravail chez GitLab

Enfin, si vous êtes toujours en mode survie parce que la COVID-19 vous a obligé à vous mettre à distance et à demander à vos employés de travailler à domicile, vous devez changer de vitesse. « Pour qu’une entreprise puisse s’adapter au changement, maintenant ou plus tard, il est essentiel que son/ses dirigeant(s) soi(en)t en mouvement offensif d’innovation et de croissance — et pas seulement en mouvement défensif de survie », déclare Monty Hooke, fondateur de la société d’externalisation The Exponential.

2. Évaluez vos besoins

Avant d’essayer de déterminer comment élaborer une stratégie efficace pour une entreprise 100 % télétravail, il est essentiel de prendre le temps d’évaluer les besoins de votre organisation.

• Quelles sont vos contraintes financières ?
• Pouvez-vous économiser de l’argent (par exemple, les coûts immobiliers) avec une équipe à distance ?
• Avez-vous une bonne raison de mettre en œuvre une stratégie de télétravail à long terme ?
• Correspond-il à votre culture d’entreprise ?
• Quelles sont les implications potentielles de votre stratégie de télétravail en ce qui concerne l’expérience client ?

Une fois que vous avez répondu à certaines de ces questions générales, vous devez évaluer les rôles et les équipes au sein de votre organisation. Vous devez décider quels rôles se prêtent au télétravail, même de façon permanente. Pour ce faire, nous vous invitons à utiliser les critères de Gallup pour établir un télétravail optimal :

• La plupart ou la totalité des fonctions peuvent être exercées dans un lieu hors site.
• Les tâches et les processus sont bien définis.
• Le besoin de travail en interdépendance est minimal.

N’oubliez pas que derrière chaque rôle se cache un individu réel. Il est donc impératif que vous preniez également en compte le niveau de confort, les performances, les points forts, le mode de vie, et les circonstances propres à chaque individu.

Dans le même ordre d’idées, vous devez également mesurer la capacité d’une équipe particulière à travailler en permanence à distance. Pour ce faire, vous devez évaluer la dynamique ainsi que le niveau d’interdépendance, d’engagement et de confiance qui existent au sein de l’équipe.

Enfin, il est très important que vous répartissiez votre modèle de télétravail dans toute votre organisation. Si vous gardez vos cadres supérieurs sur place, vos salariés à distance ne verront aucune possibilité d’évolution professionnelle, ce qui peut également nuire à leur engagement et à leur motivation.

« Si le travail à distance est une chose que vous voulez faire fonctionner, vous devez répartir vos cadres par la géographie et la disponibilité de manière tout aussi égale que votre base de salariés. Si vous ne le faites pas, vous signalez tout le contraire. »

– Helen Kupp, responsable de la stratégie produit chez Slack

3. Comment construire une culture d’entreprise forte avec une équipe à distance

La culture peut sembler être un concept abstrait, mais considérez ceci : En observant la disposition d’un bureau, les réunions qui s’y déroulent, ou même la façon dont les gens s’habillent et interagissent, vous pouvez vous faire une bonne idée de la culture du lieu de travail. Mais comment cela se traduit-il dans un environnement de télétravail où ce lien physique est absent et où la plupart de vos salariés travaillent à domicile ? Comment construire une culture d’entreprise forte avec une équipe à distance ? Nous allons vous proposer quelques idées.

Utilisez la confiance comme principe premier pour instaurer une culture forte avec une équipe virtuelle. Comment établir cette confiance ? Voici quelques conseils :

• Utilisez Slack pour la messagerie instantanée, pour promouvoir la transparence dans vos communications et pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
• En cas de problème de communication, encouragez les gens à utiliser Zoom pour qu’ils puissent tout clarifier en privé sans être exposés à toute l’équipe.
• Fixez des attentes claires quant à la manière dont vous souhaitez être informé de l’avancement du projet.
• Concentrez-vous sur les mesures et les objectifs plutôt que sur les heures de travail afin de favoriser la confiance et l’autonomie dans l’ensemble de l’organisation.

Définissez les valeurs de votre organisation et partagez-les avec tout le monde

Essayez d’associer chaque valeur à une expérience pratique liée au travail de votre entreprise. Si l’empathie est l’une de vos valeurs fondamentales, par exemple, appliquez cette valeur à vos politiques. Il peut s’agir d’un congé de maternité et de paternité prolongé pour les nouveaux parents, ou d’un nombre illimité de jours de congé personnel.

Encouragez la reconnaissance publique des réalisations parmi les membres de l’équipe

Essayez de mettre en place une plateforme de reconnaissance et de récompenses telle que bonus.ly pour booster l’engagement et la rétention des salariés.

Favorisez les rencontres informelles, non liées au travail

Essayez d’encourager vos salariés à organiser ces réunions plutôt que de vous en charger vous-même. Par ailleurs, veillez à utiliser les premières minutes des réunions liées au travail pour parler de manière informelle de sujets non liés au travail et pour rattraper le temps perdu.

Créez des espaces où les gens peuvent partager leurs intérêts personnels

Slack n’est pas forcément synonyme de travail ! Vous pouvez également l’utiliser pour créer des canaux basés sur divers intérêts et sujets.

Donnez la priorité à la santé mentale et aux modes de vie sains chez vos salariés.

Créez un manuel et mettez en place une liste de ressources avec des conseils sur ces questions pour vos salariés. Vous pouvez également créer un budget santé et bien-être et le mettre « à la disposition de vos coéquipiers, et [ensuite] le célébrer, de sorte que lorsqu’ils l’utilisent, ou que vous l’utilisez vous-même, faites-en une bonne chose, soutenez-le », propose Darren Buckner, cofondateur de Workfrom.

« [Créez un budget santé et bien-être et mettez-le] à la disposition de vos coéquipiers, et [ensuite] célébrez cela, de sorte que lorsqu’ils l’utilisent, ou que vous l’utilisez vous-même, faites-en une grande chose. »

— Darren Buckner, cofondateur de Workfrom

4. Comment communiquer efficacement avec une équipe à distance

La communication est l’un des plus grands défis (si ce n’est le plus grand) de la gestion réussie d’une équipe à distance, et elle est cruciale lorsqu’il s’agit d’élaborer une solide stratégie pour une entreprise 100 % télétravail. Mais quelle est la meilleure approche pour communiquer avec votre équipe virtuelle ? Quel type de communication devriez-vous encourager parmi vos travailleurs à distance ? Voici trois éléments à garder à l’esprit :

Encouragez la communication asynchrone au sein de votre équipe à distance

La communication asynchrone se produit lorsqu’une personne envoie un message à une autre sans attendre de réponse immédiate. C’est le type de communication idéal pour les salariés distants qui peuvent travailler dans des fuseaux horaires différents. Voici quelques-uns des avantages de la communication asynchrone :

• Une productivité accrue : Sans interruptions, vos salariés peuvent se concentrer plus efficacement sur leurs tâches.
• Une communication complète : Puisque la communication n’est pas permanente, les gens sont obligés d’être très clairs et efficaces lorsqu’ils font le point sur leur travail.
• Une documentation solide : La communication asynchrone favorise la constitution d’une documentation solide pour tous vos projets.
• De meilleurs modes de vie : La communication asynchrone élimine le stress et offre de l’autonomie à vos salariés afin qu’ils puissent avoir un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Décomposez les tâches et concentrez-vous sur les résultats

Le fait de se concentrer sur les résultats et les mesures plutôt que sur les heures permet d’instaurer une culture de la confiance dans l’ensemble de votre entreprise 100 % télétravail. En matière de communication, le plus important est de faire savoir à vos salariés quelles tâches ils doivent accomplir pour atteindre ces objectifs. Une fois que vous avez communiqué cela, vous pouvez fixer des délais courts qui vous aideront à vous adapter à tout retard potentiel tout en maintenant les attentes en place.

Choisissez les outils et les canaux de communication appropriés

Il y a beaucoup de messages différents dans une organisation, et c’est particulièrement vrai dans un environnement distant. Pour cette raison, il est important d’utiliser le canal approprié pour chaque type de message.

« Je pense que les travailleurs à distance sont de bien meilleurs communicateurs parce qu’ils doivent l’être et qu’ils apprennent à l’être. Et c’est une façon importante d’établir la confiance, et cela passe par la communication à la fois verbale, comme dans Zoom, et beaucoup par écrit. »

– Leah Knobler, directrice de l’acquisition de talents chez Help Scout

Gardez à l’esprit les conseils suivants lors du choix de vos canaux et outils de communication :

• Créez un ensemble de lignes directrices expliquant quels sont les différents canaux que vous attendez que les gens utilisent dans leurs communications.
• Sélectionnez un canal par défaut pour votre communication (par exemple, email, Slack, ou Asana).
• Choisir un canal pour les messages urgents ou sensibles (par exemple, appel téléphonique, Zoom).
• Décomposez les défis et les projets communs en projets encore plus petits et organisez de petites conversations uniquement avec les personnes clés.

Lors du choix de ces canaux et outils, il est très important de définir la manière dont vous voulez travailler et communiquer avant de sélectionner les outils que vous voulez utiliser dans votre entreprise 100 % télétravail. « Je pense qu’il est beaucoup plus important de définir comment vous voulez communiquer et collaborer et de définir ces politiques — puis de réfléchir aux outils qui répondent à ces besoins », suggère Helen Kupp.

5. Comment maintenir l’engagement avec une équipe à distance

L’engagement se produit lorsque vous avez une culture d’entreprise solide et un niveau élevé de confiance et de communication au sein de votre organisation.

Cependant, il existe des mesures pratiques et novatrices que vous pouvez prendre si vous souhaitez renforcer l’engagement des salariés. Examinons-en quelques-unes de plus près.

Offrez des formations fréquentes

Les salariés savent que l’acquisition de nouvelles compétences joue un rôle important dans l’évolution de leur carrière. C’est précisément la raison pour laquelle leur offrir une formation les aidera à se sentir plus enthousiastes et plus heureux de travailler pour votre entreprise 100 % télétravail.

Organisez des activités virtuelles amusantes et interactives

Il n’y a rien de mieux que de s’amuser pour stimuler l’engagement de vos salariés. Voilà pourquoi nous vous invitons à organiser des événements virtuels qui permettent à vos salariés de s’amuser et d’interagir les uns avec les autres.

L’innovation sera un ingrédient clé en termes de rassemblements virtuels et d’initiatives de renforcement des équipes. « J’espère voir plus de produits et d’idées de choses que nous pouvons faire tous ensemble mais séparément », déclare Leah Knobler, directrice de l’acquisition de talents chez Help Scout.

Voici un exemple amusant : Aux États-Unis, offsyte.co propose diverses activités qui combinent des activités virtuelles et des kits de livraison. Que diriez-vous d’apprendre à préparer des nouilles Ramen tout en dégustant un peu de saké ?

Traitez vos salariés avec des surprises physiques

Tout lien physique que vous pouvez créer avec vos salariés à distance est très utile en termes de gestion du personnel à distance. Que diriez-vous d’envoyer à vos salariés des snacks avec une tasse de café chaud, ou une boîte de fitness à domicile qui les aide à rester en forme ? Consultez le site swag.com si vous êtes à la recherche de moyens de surprendre vos salariés à distance.

Investissez dans les voyages pour le renforcement de l’esprit d’équipe

Alors que les voyages d’affaires traditionnels risquent de continuer à éprouver des difficultés dans un avenir proche, les initiatives de voyage visant à rassembler les équipes dans un lieu particulier vont probablement devenir très tendance dans un avenir proche.

« J’espère vraiment que les dirigeants investissent dans ce domaine et reconnaissent que les voyages vont désormais jouer un rôle très différent mais très important, les gens ayant moins d’occasions de se voir en personne au quotidien », déclare Darren Murph.

6. Comment puis-je mesurer le succès de ma stratégie d’entreprise 100 % télétravail ?

Assurez-vous que votre stratégie de télétravail fonctionne, car c’est l’un des aspects les plus importants d’une stratégie réussie de gestion du personnel à distance. Mais comment savoir si votre stratégie est efficace ?

Dressez une liste de questions sur les éléments que vous souhaitez mesurer dans votre stratégie de télétravail

La première chose à faire est de réfléchir à ce qui est le plus important pour vous et votre équipe en termes de mesure du succès. Réfléchissez à certaines des questions suivantes :

• Les projets sont-ils rendus dans les délais ?
• Les projets sont-ils supérieurs ou inférieurs au budget ?
• Dans quelle mesure vos salariés sont-ils heureux et engagés ?
• La communication au sein de votre entreprise fonctionne-t-elle correctement ?
• Vos clients sont-ils heureux en ce moment ?

Adoptez l’informatique décisionnelle pour suivre les performances et la productivité

Si vous souhaitez garder le contrôle de vos projets, suivre les performances individuelles, gérer efficacement votre budget, et créer des rapports personnalisés, nous vous conseillons d’acquérir un système de suivi du temps qui vous permettra de mettre en œuvre la veille économique dans toute votre organisation. (Voici une liste non-exhaustive de logiciels de Gestion des Temps et Activités qui pourraient trouver place au sein de votre équipe.) C’est l’une des meilleures choses que vous puissiez faire si vous voulez optimiser votre activité et mesurer précisément votre stratégie de télétravail.

Contrôlez régulièrement l’engagement de votre équipe

Nous avons mentionné précédemment quelques idées pour maintenir l’engagement de votre équipe. Cependant, vous devez également être en mesure de mesurer si les membres de votre équipe sont réellement engagés et motivés. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à mesurer l’engagement des employés à distance :

• Prenez régulièrement des nouvelles de vos salariés pour voir comment ils se portent.
• Organisez des rencontres individuelles pour tous, en particulier pour ceux qui sont un peu timides ou qui préfèrent discuter des problèmes en privé.
• Encouragez les membres de votre équipe à exprimer publiquement ce qu’ils ressentent et suivez l’évolution de leur situation.
• Mettez en place des enquêtes d’engagement pour obtenir des données en temps réel et favoriser une culture du retour d’information au sein de votre organisation.
• Tirez parti du retour d’information honnête que vous obtenez lors des entretiens de départ et d’arrivée afin d’identifier les problèmes potentiels qui affectent l’engagement dans votre entreprise 100 % télétravail.

Gardez un œil sur la satisfaction des clients

Mesurer la satisfaction des clients est un excellent moyen de mesurer les performances de vos salariés et de votre organisation. C’est pourquoi nous vous encourageons à mettre en place une enquête auprès des clients qui vous permettra de recueillir des informations sur les points suivants :

• Vos clients sont-ils satisfaits de l’interaction et de la communication qu’ils ont avec votre entreprise et votre équipe ?
• Vos clients ont-ils confiance dans votre capacité à répondre à leurs besoins ?
• Vos clients sont-ils satisfaits du niveau des produits et services que vous proposez ?

Tout retour négatif dans ce domaine peut vous aider à identifier les problèmes potentiels de votre stratégie globale de gestion du personnel à distance.

7. Mettez votre innovation au travail

De nombreuses personnes qui n’avaient pas été exposées au télétravail auparavant ont été agréablement surprises par l’expérience virtuelle dans son ensemble. Pourtant, le télétravail comporte son lot de défis. Les managers doivent prendre en compte ces problèmes s’ils veulent vraiment gérer une équipe à distance avec succès.

Une étude menée par le Future Forum a conclu que la plupart des gens se sentent mieux dans un environnement de télétravail que dans un bureau. En fait, presque toutes les dimensions (comme la productivité, l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, et la satisfaction à l’égard de l’organisation du travail) sont meilleures dans un environnement distant.

Presque toutes les dimensions. La seule chose qui manque dans un environnement éloigné : « un sentiment d’appartenance et la capacité de nouer des relations, de se connecter, et d’instaurer la confiance », déclare Helen Kupp. Pour cette raison, il est crucial de construire une culture d’entreprise basée sur la confiance, la bonne communication, et le bien-être de ses salariés.

En dehors de cela, il y a un défi technologique que Helen Kupp a résumé dans la question suivante : « Comment pouvons-nous réellement utiliser la technologie pour améliorer la confiance, les relations, et les connexions ? » En apportant des réponses innovantes à cette question, vous contribuerez à long terme à votre stratégie de gestion du personnel à distance.

Comme vous pouvez le constater, il y a beaucoup de choses que vous pouvez commencer à faire dès maintenant pour gérer une équipe à distance. Nous espérons que vous trouverez ces conseils utiles et nous vous invitons à vous « mettre à jour » pour pouvoir commencer à profiter des meilleures opportunités que ce monde « nouveau normal » d’entreprises entièrement distribuées et hybrides apporte à nos vies.

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Photo par Helena Lopes sur Unsplash

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