Un logiciel de gestion de projet pour des entreprises marocaines compétitives : le cas de Fizazi et Associés

La business intelligence, ou informatique décisionnelle, est aujourd’hui un marché à fort potentiel dans le monde, et le Maroc n’est pas une exception. Un système d’information est un élément essentiel à la performance et à la compétitivité, qui peut aider à positionner une entreprise en tant que leader sur un marché. C’est le cas de la firme marocaine Fizazi…

Fizazi & Associés proposent des services en audit, conseil, comptabilité, fiscalité et ainsi qu’en matière juridique auprès d’un large éventail de sociétés tant publiques que privées, allant de la petite entité jusqu’au grand groupe industriel. La firme couvre ainsi de multiples secteurs : finance, postes et télécommunications, hydrocarbures/mines, santé, agriculture/pêche, industries, éducation, tourisme, etc. Elle a connu un bel essor depuis sa création en 1999 par Khalid Fizazi, actuel Managing Partner, et comprend plus de 70 collaborateurs. Elle est devenue l’un des plus grands cabinets marocains sur Rabat.

Une information dispersée

En tant que Senior Partner, Yassine Fizazi est chargé de la gestion et de l’organisation des équipes, mais aussi de la relation client et du développement commercial. C’est à son initiative que Fizazi & Associés a recherché un outil digital susceptible d’offrir un meilleur suivi des temps passés par projet. Avant son arrivée en 2018, chaque chargé de mission gérait manuellement ses temps, soit sur papier ou via des fichiers Excel dispersés. Il n’y avait pas vraiment d’analyse de suivi par projet et par personne. En outre, même si les échéances étaient respectées, la centralisation de l’information relative aux divers projets faisait défaut.

Des critères précis de sélection

Plusieurs considérations sont entrées en jeu lors du choix de la solution digitale : l’enveloppe budgétaire, mais aussi la possibilité de bénéficier d’un éventail complet de fonctionnalités : feuille de temps, suivi par projet, suivi des coûts (notamment horaires), analytique et intégration avec Google Suite (Workspace). Ayant utilisé par le passé des solutions digitales, Yassine Fizazi a benchmarké plusieurs outils et a constaté que Beebole cochait toutes les cases en matière de bonnes pratiques internationales. Le but consistait aussi à mettre à niveau le Système d’Information de la firme en matière de gestion de projets, l’affectation des ressources étant gérée par un processus interne.

Respect du calendrier

Il s’est écoulé environ 3 à 4 mois entre la signature avec Beebole et la phase de paramétrage et d’intégration, sachant que Fizazi & Associés avaient bénéficié d’un essai offert par l’éditeur. 3 collaborateurs de la firme ont travaillé sur cette phase critique. « Il y avait une grande masse d’informations à saisir – notamment les collaborateurs et les projets en cours (plus d’un millier)  – ou à créer. Il fallait être le plus rigoureux possible pour structurer les données vers Beebole, et bien comprendre le fonctionnement de l’outil. Nous avons atteint un rythme de croisière finalement au bout de 1 an » estime Yassine Fizazi. Les données de facturation entraient également en jeu et devaient être aussi saisies dans Beebole. L’outil sert en effet de référence pour réaliser un suivi en lien avec l’outil de facturation interne, Sage. Des champs personnalisés permettent de faire le suivi des montants à facturer par projet. Ce processus peut s’automatiser assez simplement pour évaluer la rentabilité de chaque projet. Le suivi des coûts horaires se fait automatiquement au niveau de Beebole.

La notion cruciale de rentabilité

Dans une structure telle que la Fizazi & Associés, les ressources humaines constituent la principale composante de charges et le suivi réalisé via Beebole s’avère précieux à ce niveau-là. Pour réaliser une analyse de rentabilité, on peut saisir les montants à facturer au niveau de chaque projet. Les données sont exportées sous forme de rapports depuis Beebole pour réaliser cette phase d’analytique.

L’appropriation rapide de l’outil Beebole

Yassine Fizazi, en tant que directeur de projet, a été le premier à prendre en main l’outil Beebole. Il a ensuite déroulé un programme de formation en interne :

« Le support de Beebole s’est montré très disponible pour nous aider. J’ai formé nos principaux key users avant de généraliser l’usage de la solution à tous nos collaborateurs. Au sein de la firme, c’est l’intégralité des 70 collaborateurs qui saisit désormais les temps passés sur les divers projets dans Beebole, de même que les sous-traitants ».

Il ajoute : « Désormais, nous connaissons exactement le coût par projet et sommes à même de définir des critères de rentabilité basés sur le temps passé par chaque collaborateur à la journée ».

3 fonctionnalités très usitées

La fiche de temps et des présences est un indicateur important pour Fizazi & Associés. Ensuite, il y a l’analyse de rentabilité des projets et le suivi des coûts. Beebole fournit aussi des données statistiques utiles notamment aux ressources humaines à la fin de chaque année pour réaliser l’évaluation de la performance individuelle et globale (temps de travail, absences, etc.).

Un constat largement positif après l’implémentation de l’outil

L’evaluation d’un ROI, la quantification de la rentabilité est toujours très complexe à réaliser, surtout en l’absence d’un comparatif de départ. Pour Yassine Fizazi, ce qui est certain, du point de vue opérationnel :

« Nous ne faisions pas tout ce que nous sommes capables de réaliser maintenant. Il est clair que nous pouvons gérer un plus grand nombre de ressources et de projets. En outre, nous avons une vision plus fine de nos projets et des ressources à l’instant « T ». Nous pouvons mieux planifier nos actions grâce à la centralisation de l’information. Nous savons exactement quels projets sont en cours, lesquels sont clôturés. Beebole a donc eu un apport plus que positif pour soutenir notre business du point de vue commercial. La firme peut estimer au plus près les temps à passer par typologie de projet et de clients et les ressources à affecter ».

Un conseil en matière de gestion de temps ?

Selon Yassine Fizazi :

« Une entité désireuse de se structurer en mettant en œuvre un outil de gestion de temps doit comprendre qu’un outil seul ne fait pas tout. Il ne suffit pas d’appuyer sur un bouton pour créer de la valeur. L’entité doit fournir un effort initial de collecte et structuration de données, et de personnalisation de celles-ci, de planification du besoin et définir des attendus clairs en amont, car il y a un grand nombre de modules à appréhender. Fort heureusement, ils sont relativement flexibles et faciles à prendre en main. En outre, les aides Beebole sont suffisamment claires et détaillées, ce qui garantit une efficacité optimum des processus ».

La centralisation de l‘information pour soutenir la vision de la firme

Grâce au cloud, les mises à jour se font de façon totalement transparente via un navigateur web. Plus besoin d’installer d’applications ! La solution en mobilité est également très pratique puisqu’un collaborateur peut à la fois saisir ses temps et piloter ses projets à distance via un smartphone ou un ordinateur portable.

Le mot de la fin à Yassine Fizazi :

« Beebole est un soutien qui nous aide efficacement dans l’atteinte de nos objectifs, mais aussi pour consolider la vision de la firme autour de valeurs fortes telles que professionnalisme et intégrité, intérêt pour le client, respect des délais, proximité. La digitalisation de nos moyens de gestion via une solution telle que Beebole nous permet de nous positionner comme un acteur compétitif de premier plan sur le marché marocain de l’audit et du conseil. ».

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Helen Poliquin

Managing Inbound and Customer Success at Beebole. Connecting with teams and managers worldwide, identifying their obstacles, and communicating the creative solutions that Beebole can offer. Working remote from the Canary Islands.