L'amélioration de 185 % des performances de gestion de projet chez Olsys a commencé par une meilleure gestion des feuilles de temps

Olsys, une entreprise internationale de services informatiques, avait besoin d'une solution plus efficace pour assurer le suivi d'activité, gérer la paie et motiver ses équipes. En passant de Harvest à Beebole, l'entreprise a ainsi gagné en flexibilité, en automatisation et en visibilité totale sur l'ensemble de ses équipes de livraison, tout en bénéficiant de solides fonctionnalités de création de rapports personnalisés que Harvest n'était pas en mesure d'égaler.

Le résultat ? La préparation des feuilles de temps a été deux fois plus rapide qu'avec Harvest, et il y avait un Augmentation de 185 % de la productivité des responsables de projet grâce à un nouveau programme d'incitation s'appuyant sur les données de Beebole.

#Le défi : gérer des équipes internationales et des feuilles de temps complexes

Olsys gère des projets de développement logiciel et de services informatiques gérés pour des clients aux États-Unis et en Europe. Avec une équipe de 100 collaborateurs, dont 80 affectés à la mise en œuvre, le directeur technique (CTO) Alexey Tsiunchik a dû faire face à un défi de plus en plus important : comment garantir des informations précises et actualisées suivi d'activité et les rapports au sein d'équipes dispersées.

Avant d'adopter Beebole, Olsys s'appuyait sur Harvest et des feuilles de calcul manuelles. Si Harvest permettait d’assurer un suivi d’activité de base, il offrait flexibilité limitée en matière de rapports, ce qui rendait difficile la personnalisation des vues ou la création de rapports détaillés sur les performances et la facturation. Cela ralentissait les processus mensuels d’Alexey et compliquait l’obtention des informations dont il avait besoin.

Problèmes rencontrés avant Beebole :

• Manque de visibilité sur la saisie des feuilles de temps

• Les processus d’approbation manuels qui faisaient perdre des heures

• Des rapports peu flexibles et des possibilités de personnalisation limitées dans Harvest

• Données de rentabilité inexactes en raison des tarifs de rémunération mensuels

#La solution : un outil de suivi d'activité flexible et intuitif, conçu pour accompagner la croissance

Beebole a offert à Olsys exactement ce dont elle avait besoin —une plateforme flexible, intuitive et personnalisable qui s'adapte à des opérations complexes et offre des fonctionnalités de rapports approfondis et dynamiques.

Alexey décrit Beebole comme un outil « de type LEGO », ce qui lui donne toute latitude pour créer des tableaux de bord, des visualisations et des rapports adaptés au flux de travail de son équipe. Les rapports personnalisés de Beebole ont permis de résoudre l'une de ses plus grandes sources de frustration avec Harvest, en lui offrant la possibilité de suivre les performances, les heures facturables et l'exactitude des données depuis un seul et même endroit centralisé.

Le widget « Calendrier de l'équipe » a également changé la donne : il permet de voir d'un seul coup d'œil qui a rempli ses feuilles de temps, quels jours manquent et où des heures supplémentaires ont été effectuées.

Olsys utilise désormais Beebole pour :

• Effectuer mensuellement des rapports de contrôle pour garantir l'exactitude des données et la conformité

• Suivi des heures facturables et heures non facturables par projet et par personne

• Exporter les données brutes relatives à la paie, à la facturation et à la rentabilité

• Soutenir un programme d'incitation pour les responsables de projet qui récompense l'efficacité et le taux d'utilisation

#La mise en œuvre : rapide, autogérée et accompagnée

Olsys a mis en œuvre Beebole mi-2022, en effectuant une migration en douceur depuis Harvest. Alexey, ancien développeur, a configuré Beebole lui-même à l'aide de la documentation et des ressources en ligne.

L'équipe d'assistance Beebole, sous la direction de Miguel, a apporté des réponses rapides aux questions relatives à la configuration avancée, notamment en ce qui concerne les autorisations et les rôles des utilisateurs.

« J'aime découvrir les outils par moi-même. La documentation de Beebole m'a permis de le configurer très facilement. Le service d'assistance m'a répondu rapidement chaque fois que j'ai eu besoin d'aide », a expliqué Alexey.

#Les résultats : précision, rapidité et une augmentation de 185 % de la productivité des responsables de projet

Beebole est désormais au cœur des activités d’Olsys : il gère la paie, les factures et le suivi des performances. Le processus mensuel de saisie des feuilles de temps de l’entreprise est effectué dans seulement deux jours ouvrables.

Les rapports personnalisés jouent un rôle central dans leur réussite. L'équipe d'Alexey élabore mensuellement des rapports sur mesure pour valider les données, identifier les informations manquantes et gérer leur programme d'incitation destiné aux responsables de projet, le tout directement dans Beebole, sans avoir à exporter les données vers plusieurs outils.

Principaux résultats :

• Clôture mensuelle plus rapide : Les feuilles de temps sont prêtes dès le deuxième jour du mois

• Visibilité totale : Le calendrier de l'équipe a permis d'éliminer les vérifications manuelles

• Des fonctionnalités de rapports performantes : Les rapports personnalisés ont remplacé les modèles rigides de Harvest et ont permis d'améliorer la précision de la paie

• Augmentation des performances de 185 % : Les responsables de projet couvrent désormais 80 % de leurs coûts grâce aux heures facturables, contre 28 % auparavant.

• Une motivation accrue : Un nouveau programme de primes récompense les responsables de projet à hauteur de 22 % de leur salaire mensuel, grâce aux données fournies par Beebole.

#Quelle est la prochaine étape pour Olsys ?

Olsys prévoit d'étendre l'utilisation des rapports de Beebole pour bilans d'activité trimestriels et d'adopter les prochaines mises à jour qui permettront de prendre en charge tarifs de salaire mensuels et amélioré contrôle d'accès basé sur les rôles.

L'entreprise continue de s'appuyer sur Beebole comme source d'information de référence pour tout ce qui concerne les livraisons, la paie et le suivi des performances.