Comment Umanova a créé son propre portail client et accéléré le traitement des feuilles de temps de 150 %

Umanova d.o.o. est une société de conseil et de développement basée en Croatie, en partenariat avec une entreprise suisse. Elle est rapidement passée d'une solution Excel provisoire à Beebole afin de répondre aux demandes des clients en matière de feuilles de temps structurées, de simplifier la création de rapports et d'améliorer les prévisions du projet. Mais ils ne se sont pas arrêtés là : Grâce à l'API ouverte de Beebole, ils ont mis au point un système de reporting interne sur mesure qui offre une visibilité en temps réel sur les projets, détecte les problèmes dès leur apparition et fournit aux clients des données claires et fiables.

#Le défi : prévisions et visibilité des projets

Umanova accompagne de grands clients internationaux (par l'intermédiaire d'une société mère suisse) tout en gérant une équipe répartie entre la Croatie, la Bosnie et la Serbie. L'entreprise propose des services de conseil, de développement logiciel et d'assistance ; elle fait parfois appel à des développeurs qui travaillent directement avec les clients tout en restant payés par Umanova.

Au fur et à mesure que l'entreprise se développait, la communication avec les clients et la prévision des projets sont devenues de véritables défis. Avant Beebole, l'équipe s'appuyait sur des feuilles Excel qui ne permettaient pas d'avoir une visibilité au temps réel ou des données fiables permettant de prévoir les charges de travail et les heures de facturation.

Les principaux défis auxquels Umanova était confrontée :

• Incertitude des prévisions : Les responsables de projet avaient du mal à estimer avec précision le nombre d'heures à effectuer pour la facturation de chaque projet.

• Visibilité réduite : Les feuilles Excel ne permettaient pas de voir clairement où le temps était réellement consacré.

• Charge liée à la création de rapports : La création des rapports nécessitait un travail manuel et donnait souvent lieu à des erreurs ; de plus, il n'existait aucun moyen simple de communiquer les heures travaillées aux clients.

• Traitement des feuilles de temps : Auparavant, cela prenait cinq jours ouvrés chaque mois.

• Complexité opérationnelle : Umanova gère plusieurs structures distinctes de suivi d'activité en raison d'exigences légales variées et spécifiques à chaque client, et l'entreprise souhaitait tout regrouper au sein d'une seule et même couche de reporting.

#La solution : organisation, rapports et prévisions, le tout en un seul et même endroit

Umanova s'est appuyée sur ses processus internes déjà bien structurés grâce à Beebole. L'entreprise a utilisé les fonctionnalités de Beebole pour améliorer les prévisions, le reporting et la communication avec les clients. Likar a configuré le système de manière à refléter la hiérarchie de ses clients et de ses projets, offrant ainsi à la direction et aux responsables de projet une vision claire de la répartition du temps. Et Luka Kurelić, associé gérant d’Umanova, a utilisé L'API ouverte de Beebole pour mettre en place leur propre système de rapports internes et leur portail client.

Aujourd'hui, les responsables de projet enregistrent leur temps de travail à la fois dans Beebole et dans Notion, puis comparent les résultats afin d'estimer la durée des projets avec plus de précision. Les rapports qui prenaient autrefois des heures à établir sous Excel sont désormais créés en quelques minutes. Et le meilleur dans tout ça ? Toutes ces données de suivi d'activité sont également intégrées à leur logiciel interne, qui est partagé avec les clients.

Ce système interne s'appuie sur les heures enregistrées et ayant reçu l'approbation comme source unique de référence pour la visibilité, l'évaluation et la prise de décision.

L'API ouverte a fait toute la différence : le programme de reporting interne d'Umanova est capable de traiter 10 000 enregistrements en 30 secondes, et Beebole constitue une source fiable de données structurées relatives au suivi d'activité au sein de leurs systèmes opérationnels plus larges.

• API ouverte : Une documentation claire qui leur a permis de mettre en place leur propre programme interne de gestion de la relation client et d'analyse en temps réel.

• Structure de données claire : La personnalisation offerte par Beebole leur a permis de mettre facilement en place une structure de données claire, organisée selon le schéma client → projet → tâche, pour l'ensemble des équipes.

• Enregistrement précis du temps : Les salariés et les indépendants saisissent directement leurs heures dans Beebole, ce qui évite les doublons.

• Heures facturables et heures non facturables : Distinction aisée entre les missions pour les clients et les tâches internes.

• Informations exploitables : Les rapports indiquent à quoi le temps est consacré, ce qui permet de mieux définir la répartition du temps et les budgets alloués aux projets.

• Amélioration des prévisions : Les données historiques permettent une meilleure planification et des estimations de projet plus réalistes.

« Les clients exigeaient des feuilles de temps, et certains d’entre eux connaissaient déjà Beebole. Cela nous a permis de mettre en place une structure adéquate, ce qu’Excel ne pouvait pas faire », a expliqué Sunčica.

#La mise en œuvre : une configuration pratique accompagnée de conseils utiles

Likar, la directrice d'Umanova, s'est chargée elle-même de la configuration de Beebole : elle a saisi les clients, les projets et les tâches afin de mettre en place une structure adaptée à leur flux de travail. Bien que cela ait demandé un certain effort au départ, l'équipe d'assistance de Beebole, et en particulier Miguel, l'a guidée tout au long du processus.

Désormais, elle gère de manière autonome les mises à jour, les rapports et la mise en place de nouveaux projets, sans aide extérieure.

Ce qui a retenu l'attention :

• Une intégration simple : Quelques séances guidées ont permis de simplifier la mise en place.

• Une administration dotée de moyens : Likar peut désormais personnaliser et mettre à jour les rapports de manière autonome.

• Assistance réactive : Une aide rapide et pratique en cas de problème.

D'autre part, Kurelić s'est chargé de configurer l'API de Beebole, ce qui, selon lui, s'est avéré être une procédure simple ne nécessitant aucune aide extérieure.

#Les résultats : des rapports plus rapides, des prévisions fiables et des opérations évolutives

L'objectif principal d'Umanova était d'améliorer le contrôle et la visibilité sur ses projets. Grâce à Beebole, l'équipe peut désormais établir des rapports précis, identifier les tendances en matière d'heures facturables, communiquer de manière fluide avec ses clients et prévoir la charge de travail avec bien plus d'assurance. De plus, le traitement des feuilles de temps mensuelles, qui prenait auparavant une semaine entière, ne prend désormais plus que deux jours — soit une accélération de 150 %.

Ces intégrations ont transformé leur mode de fonctionnement — faire de Beebole le pilier de leur intelligence opérationnelle. L'API leur offre la flexibilité nécessaire pour personnaliser leurs systèmes internes, évoluer sans avoir à réaliser d'investissements importants et s'adapter en permanence aux nouveaux besoins de leur entreprise.