Des lacunes d'Excel à la maîtrise fine des coûts : comment Cevotec a optimisé la gestion budgétaire de ses projets

Cevotec, une entreprise d'ingénierie allemande spécialisée dans la fabrication automatisée de composites par placement de patchs de fibres, a dû faire face aux difficultés habituelles liées à sa transition d’une start-up axée sur le développement vers une entreprise orientée vers la production. La gestion des coûts, le suivi de l’activité des employés sur plusieurs projets complexes et le respect de la réglementation en matière d’horaires de travail constituaient des défis majeurs. Beebole est devenu le pilier central de l'infrastructure de reporting de Cevotec, ce qui permet à l'entreprise de suivre les budgets des projets en temps réel, de réduire les frais administratifs et de prendre des décisions plus éclairées, fondées sur des données.

#Le défi : passer des feuilles de calcul de start-up à un système de rapports évolutif

Cevotec est une entreprise issue de l'Université technique de Munich, spécialisée dans le développement de solutions robotiques et logicielles destinées à la fabrication automatisée de pièces aérospatiales et de réservoirs sous pression pour l'hydrogène. Avec une clientèle issue de l'un des secteurs les plus conservateurs et les plus réglementés, Cevotec avait besoin de structures opérationnelles internes solides pour soutenir la croissance.

Mais la manière dont l'équipe gérait le suivi d'activité et les coûts du projet n'était plus adaptée. Au départ, tout était géré via Excel, ce qui impliquait :

• Les employés ont saisi manuellement leurs heures

• Ils s'appuyaient largement sur les macros d'Excel pour rassembler les données

• La visibilité sur les projets était limitée et la mise à l'échelle n'était pas gérable

L'obligation légale allemande d'enregistrer le temps de travail a rendu nécessaire le recours à une solution professionnelle. Au-delà de la simple mise en conformité, Cevotec souhaitait obtenir des informations plus détaillées sur :

1. Temps consacré par les employés au développement par rapport à celui consacré à l'administration

2. Les budgets des projets risquaient-ils d'être dépassés ?

3. Comment répartir équitablement les coûts entre plusieurs centres de coûts ?

Christian Fleischfresser, directeur des opérations, l'a dit sans détour : « Excel a ses limites. Nous avions besoin d'un outil professionnel. »

#La solution : personnalisable, modulable et intégrée

Après avoir testé plusieurs outils, Christian a choisi Beebole pour sa capacité à suivre le temps passé à plusieurs niveaux : centres de coûts, projets et même tâches. Ce niveau de détail était essentiel pour Cevotec, dont les ingénieurs travaillent souvent sur quatre à cinq projets différents au cours d'une même journée.

Voici les principales façons dont Cevotec utilise Beebole aujourd'hui :

• Suivi des centres de coûts : Chaque activité est affectée à un centre de coûts, ce qui garantit une visibilité totale.

• Rapports au niveau des projets : Les projets relevant des centres de coûts font l'objet d'un suivi comparatif entre les heures budgétisées et les heures réelles.

• Intégrations d'API : Les données de Beebole sont importées dans des outils de reporting sous Excel et comparées à celles de Zoho Projects à des fins de planification et de budgétisation.

La possibilité de personnaliser les champs et d'adapter le système sans faire appel à des consultants externes a été déterminante. Pour Fleischfresser, il était important de ne pas être freiné par un outil qu’il ne pouvait pas régler facilement lui-même.

#La mise en œuvre : installation rapide, assistance efficace

C'est Fleischfresser qui a mis en place Beebole lui-même, en réalisant la première version de la configuration en environ deux semaines. C'était simple et personnalisable dans les moindres détails, ce qui lui a permis de mettre au point exactement le système dont il avait besoin.

Lorsque des questions se posaient — notamment concernant la configuration des appels API et des champs personnalisés —, l'équipe d'assistance de Beebole se montrait réactive et efficace.

Pour les employés, le suivi d'activité quotidien du temps de travail est simple : à la fin de chaque journée, ils saisissent leurs heures dans les centres de coûts et les projets correspondants. Assez simple et intuitif pour ne pas susciter de plaintes de la part des employés. On ne peut pas vraiment demander mieux que ça.

#Les résultats : des angles morts aux décisions éclairées

Beebole est rapidement devenu ce que Fleischfresser a qualifié de « pilier essentiel » de l'écosystème de reporting de Cevotec. Grâce à Beebole, Cevotec a obtenu :

• Contrôle budgétaire en temps réel : Les responsables de projet peuvent détecter lorsque les coûts dépassent les budgets prévus et donner l'alerte à un stade précoce.

• Amélioration des prévisions : Les données historiques permettent à Cevotec de budgétiser ses futurs projets avec plus de précision.

• Une meilleure répartition des ressources : En comparant le temps consacré aux tâches administratives et à celui consacré au développement, la direction peut prendre des mesures pour réduire les frais généraux.

• Politiques équitables en matière d'emploi : Les données relatives au suivi d'activité alimentent le système de « banque d'heures » de Cevotec, qui permet aux employés d'échanger leurs heures supplémentaires contre des absences supplémentaires.

C'est Christian qui l'a le mieux résumé : « Beebole ne se contente pas d'enregistrer les heures ; il nous aide à comprendre la réalité. C'est ainsi que nous prenons de meilleures décisions. »

#Points clés à retenir

• Les rapports créés sous Excel n'étaient pas adaptés aux besoins d'une entreprise d'ingénierie en pleine croissance, dotée de structures de coûts complexes.

• La flexibilité et la granularité de Beebole ont permis à Cevotec d'avoir une visibilité totale sur les projets et les budgets.

• Grâce aux intégrations API, l'équipe a consolidé les données de Beebole dans ses systèmes de reporting, améliorant la précision et l'efficacité.

• Le résultat : une gestion budgétaire plus efficace des projets, un suivi en temps réel et les bases nécessaires à l'expansion des activités dans un secteur très exigeant.