Suivi de la charge de travail des projets avec Beebole et Excel : l'intégration de la planification des ressources de HungaroTrial

Nous savons tous que les données recèlent un potentiel considérable, mais qu'est-ce que cela signifie concrètement ? La réponse dépend de vos activités quotidiennes, de votre stratégie et de vos objectifs commerciaux. Nous allons voir ici comment HungaroTrial est passée d'une estimation approximative des heures travaillées par les employés à mettre en place un système de suivi d'activité pour les projets qui fonctionne sans accroc et avec précision. Grâce à ce système, ils peuvent connaître avec précision les heures de travail et disposer d'informations suffisantes pour planifier chacun de leurs projets au moins six mois à l'avance, voire davantage.

#Y a-t-il des similitudes avec votre organisation ? À propos de HungaroTrial

HungaroTrial est un organisme de recherche sous contrat qui aide les établissements de santé du monde entier dans la gestion des essais cliniques, le conseil et le recrutement. Fondée en Hongrie en 1999, l'entreprise s'est depuis développée dans toute l'Europe et a ouvert des bureaux aux États-Unis et en Corée du Sud.

Sur le plan opérationnel, HungaroTrial a choisi de ne pas faire appel à des indépendants ; son équipe compte plus de 100 collaborateurs à travers le monde. L'entreprise travaille actuellement sur plus de 50 projets en cours, notamment la conduite d'essais cliniques, la gestion des sites d'essais, le recrutement de patients pour les études, la réalisation d'audits et l'accompagnement des inspections réglementaires.

Leurs projets peuvent durer de six mois à plusieurs années, et ils comportent souvent de nombreux éléments à prendre en compte.. En fonction de la taille et du type de projet, les responsables de projet gèrent entre trois et cinq projets simultanément. Cela peut aller de l'obtention des approbations réglementaires et des avis des comités d'éthique à la mise en place du projet, en passant par les visites sur site, l'aide apportée aux sites pour le recrutement, la formation, le suivi, etc.

HungaroTrial a connu une croissance régulière au cours des cinq dernières années, faisant passer les effectifs de son équipe de 70 à plus de 100 employés. Ils utilisent la solution de suivi d'activité pour les projets de Beebole depuis plus d'une décennie, et l'entreprise n'a cessé d'améliorer ses méthodes de gestion du temps consacré aux projets et par les collaborateurs. À mesure que son équipe s'est agrandie, Ils s'appuient de plus en plus sur les données précises du système pour garantir l'exactitude et la fiabilité de leur feuille de calcul de suivi de l'affectation des ressources..

#Objectif : Éliminer les approximations dans le suivi d'activité et la planification des délais des projets

Avant de trouver et de mettre en œuvre Beebole, chez HungaroTrial, le système était moins précis : les responsables de projet suivaient les heures de travail de leurs collaborateurs à partir de retours d’information réguliers. Ces retours étaient ensuite transposés dans un tableau présentant différentes nuances de gris. Plus le gris était foncé, plus le collaborateur était surchargé et moins il avait de marge pour assumer une charge de travail supplémentaire.

Matyas Petho travaille chez HungaroTrial depuis bien avant que l'entreprise n'adopte Beebole. Outre le souhait de disposer d'un moyen plus précis pour suivre l'activité, HungaroTrial a également été séduite par le système basé sur le cloud de Beebole, qui convient parfaitement aux employés se rendant fréquemment dans des hôpitaux et sur des sites d'essais cliniques.

Lorsque Petho se basait uniquement sur les retours des employés, cette feuille de calcul, avec ses nuances de gris, donnait une image qui ne reflétait pas la réalité.

#Comment Beebole a transformé le processus de planification des ressources chez HungaroTrial — et comment votre équipe pourrait elle aussi en tirer parti

L'utilisation de notre logiciel de suivi d'activité sur les projets a transformé la manière dont les employés de HungaroTrial effectuent leur suivi du temps, dont leurs responsables de projet appréhendent la charge de travail actuelle, et dont ils prévoient les projets futurs.

Chaque jour, les employés recensent le nombre d'heures qu'ils ont travaillées. Grâce à ce processus quotidien, le risque de données trompeuses ou subjectives est réduit, tout comme la confusion ou les doutes concernant le temps de travail total.

Les responsables de projet doivent planifier les horaires de travail de chaque collaborateur à l'heure près, sur une base mensuelle. Cette planification doit être effectuée au moins six mois à l'avance, mais, dans l'idéal, les horaires sont planifiés jusqu'à la date de fin du projet.

Les salariés saisissent leurs heures sur Beebole à la fin de chaque semaine, ce qui permet aux responsables de projet d'accorder leur approbation à ces heures au début de la semaine suivante. Beebole propose un système d'approbation des feuilles de temps simple et intégré, doté d'autorisations, de notifications et de fonctionnalités de révision et d'approbation groupées.

Grâce à une macro Excel très pratique, les heures d'approbation sont transférées vers une feuille de calcul d'un simple clic. Cette configuration très fluide offre aux responsables de projet une vue détaillée des heures prévues par rapport aux heures effectivement travaillées, qu'ils pourront ensuite utiliser pour adapter leur approche tout au long du projet.

Cette ventilation claire de la comparaison entre les heures prévues et les heures effectivement travaillées permet de mieux cerner la charge de travail réelle des employés, ce qui permet aux responsables de projet de disposer des données nécessaires pour soit confier davantage de travail aux collaborateurs, soit réduire la charge de travail. Et les informations ne s'arrêtent pas là. Selon Petho, Ces données permettent de déterminer très clairement à quel moment ils peuvent prendre en charge davantage de projets, voire à quel moment il est opportun d'embaucher du personnel supplémentaire..

#Intégrations personnalisées de suivi d'activité pour les projets via une API

L'intégration utilisée par HungaroTrial a été facilement mise en place en interne via L'API de Beebole et Microsoft Excel. Pour les experts en tableurs, il suffit simplement de configurer une macro.

Les intégrations pour le suivi d'activité pour les projets constituent l'un des meilleurs moyens d'exploiter pleinement vos données de suivi d'activité. Dans le cas de HungaroTrial, Cette intégration simple leur offre une vue précise et fiable de la comparaison entre les heures prévues et les heures travaillées.. Cela a modifié leur façon de percevoir le travail de leur équipe et de planifier leurs futurs projets.

#L'importance du suivi d'activité précis

Vous pensez peut-être que le suivi d’activité pour les projets est superflu ou qu’il n’apporte aucune valeur ajoutée à vos activités, mais croyez-en l’exemple de HungaroTrial : c’est d’une importance capitale. Leurs données relatives au suivi d'activité pour les projets ont permis d'identifier les sources d'inefficacité, les collaborateurs sous-employés qui pourraient assumer davantage de travail, et même le moment opportun pour agrandir leur équipe.

Beebole fait désormais partie intégrante de leurs activités quotidiennes. D'après Petho, les nouveaux employés suivent une formation Beebole dès leur premier jour !