La mejora del 185 % en el rendimiento de la gestión de proyectos de Olsys comenzó con unas hojas de tiempos más eficaces

Olsys, una empresa internacional de servicios informáticos, necesitaba una forma más eficaz de llevar un control horario, gestionar la nómina y motivar a los equipos. Al cambiar de Harvest a Beebole, la empresa ganó en flexibilidad, automatización y visibilidad total en todos sus equipos de reparto, además de contar con sólidas funciones de generación de informes personalizados que Harvest no podía igualar.

¿El resultado? La elaboración de las hojas de tiempo fue el doble de rápida que con Harvest, y había un Aumento del 185 % en la productividad de los responsables de proyecto a través de un nuevo programa de incentivos basado en los datos de Beebole.

#El reto: gestionar equipos internacionales y hojas de tiempo complejas

Olsys gestiona proyectos de desarrollo de software y servicios de TI gestionados para clientes de Estados Unidos y Europa. Con una plantilla de 100 personas —80 de las cuales se dedican a la ejecución de proyectos—, el director técnico (CTO) Alexey Tsiunchik se enfrentaba a un reto cada vez mayor: cómo garantizar que la información fuera precisa y oportuna control horario y la presentación de informes entre equipos distribuidos.

Antes de implantar Beebole, Olsys se basaba en Harvest con hojas de cálculo manuales. Aunque Harvest se encargaba del control horario básico, ofrecía flexibilidad limitada en la elaboración de informes, lo que dificultaba personalizar las vistas o crear informes detallados sobre el rendimiento y la facturación. Esto ralentizaba los procesos mensuales de Alexey y le resultaba más difícil obtener la información que necesitaba.

Problemas que se planteaban antes de Beebole:

• Falta de visibilidad sobre la cumplimentación de las hojas de tiempo

• Los procesos de aprobación manuales que suponían una pérdida de horas

• Informes poco flexibles y posibilidades de personalización limitadas en Harvest

• Datos de rentabilidad inexactos debido a las tarifas salariales mensuales

#La solución: un sistema de control horario flexible y visual, diseñado para el crecimiento

Beebole ofreció a Olsys exactamente lo que necesitaban:—una plataforma flexible, visual y personalizable que se adapta a operaciones complejas y ofrece informes detallados y dinámicos.

Alexey describe Beebole como una herramienta «al estilo LEGO», lo que le da libertad para crear paneles de control, visualizaciones e informes adaptados al flujo de trabajo de su equipo. Los informes personalizados resolvieron una de sus mayores frustraciones con Harvest, al permitirle realizar un seguimiento del rendimiento, las horas facturables y la precisión de los datos en un único lugar centralizado.

El widget «Calendario del equipo» también supuso un punto de inflexión: permite ver de un vistazo quién ha completado sus hojas de tiempo, qué días faltan y en qué casos se han realizado horas extra.

Olsys utiliza ahora Beebole para:

• Realizar mensualmente informes de control para garantizar la exactitud de los datos y el cumplimiento normativo

• Hacer un seguimiento de horas facturables frente a horas no facturables por proyecto y por persona

• Exportar datos sin procesar de nóminas, facturas y rentabilidad

• Apoyar un programa de incentivos para responsables de proyecto que premia la eficiencia y la utilización

#La implementación: rápida, autogestionada y con asistencia técnica

Olsys ha implementado Beebole a mediados de 2022, con una migración sin problemas desde Harvest. Alexey, un antiguo desarrollador, configuró Beebole por su cuenta siguiendo la documentación y los recursos disponibles en línea.

El equipo de atención al cliente de Beebole, dirigido por Miguel, respondió con rapidez a las preguntas sobre la configuración avanzada, especialmente en lo que respecta a los permisos y las funciones de los usuarios.

«Me gusta explorar las herramientas por mi cuenta. La documentación de Beebole me facilitó mucho la configuración. El servicio de asistencia me respondió rápidamente cada vez que necesité ayuda», explicó Alexey.

#Los resultados: precisión, rapidez y un aumento del 185 % en la productividad de los responsables de proyectos

Beebole se ha convertido en el núcleo de las operaciones de Olsys, ya que gestiona la nómina, la facturación y el seguimiento del rendimiento. El proceso mensual de partes de horas de la empresa se lleva a cabo en solo dos días laborables.

Los informes personalizados desempeñan un papel fundamental en su éxito. El equipo de Alexey elabora mensualmente informes a medida para validar los datos, identificar la información que falta y gestionar su programa de incentivos para responsables de proyectos, todo ello directamente en Beebole, sin necesidad de exportar los datos a varias herramientas.

Resultados clave:

• Cierre mensual más rápido: Las hojas de tiempo están listas el segundo día de cada mes

• Visibilidad total: El calendario del equipo ha eliminado las comprobaciones manuales

• Potentes funciones de generación de informes: Los informes personalizados sustituyeron a las plantillas rígidas de Harvest y mejoraron la precisión de la nómina

• Aumento del rendimiento del 185 %: Los responsables de proyectos cubren ahora el 80 % de sus costes mediante horas facturables, frente al 28 % anterior.

• Mayor motivación: Un nuevo programa de bonificaciones recompensa a los responsables de proyecto con hasta un 22 % de su salario mensual, gracias a los datos de Beebole.

#¿Qué le depara el futuro a Olsys?

Olsys tiene previsto ampliar el uso de los informes de Beebole para informes trimestrales de actividad y para incorporar las próximas actualizaciones que permitirán salarios mensuales y mejorado control de acceso basado en roles.

La empresa sigue confiando en Beebole como fuente de información de referencia para todo lo relacionado con las entregas, la nómina y el seguimiento del rendimiento.