Jira vs Beebole : comment InData Labs a acquis des informations stratégiques sur la rentabilité de ses projets d'IA

InData Labs mène à bien des projets complexes reposant sur divers modèles de facturation et s'appuyant sur un réseau mondial d'indépendants. Depuis qu'elle a adopté Beebole, ils ont gagné des informations fiables sur la rentabilité, une facturation simplifiée et la garantie de paiements précis aux indépendants— tout en maîtrisant les coûts.

#Le défi : des modèles de facturation complexes et des équipes internationales

Fondée en 2014, InData Labs est une entreprise spécialisée dans l'intelligence artificielle et la science des données qui conçoit et développe des solutions intelligentes pour les start-ups et les grandes entreprises, allant de l'analyse prédictive, de la vision par ordinateur et des systèmes de recommandation aux applications d'IA générative et aux produits d'IA de bout en bout, notamment les assistants virtuels et les systèmes de conseil. Avec environ 80 collaborateurs de 20 nationalités différentes et des indépendants basés principalement en Europe, en Amérique latine et dans d'autres régions, la gestion financière devenait de plus en plus complexe.

Avant Beebole, leurs principales difficultés étaient les suivantes :

• Modèles de facturation variés (prix forfaitaire, facturation à l'heure et au matériel, honoraires forfaitaires, tarifs pour chaque projet, tarifs à la personne)

• Paiements manuels aux indépendants lié au suivi horaire

• Le point aveugle de la rentabilité sans consolidation des états financiers

• Transferts de données complexes entre Jira (pour les projets) et le service financier

« Beebole est indispensable pour la comptabilité et la facturation. C'est aussi grâce à cet outil que nous savons combien verser aux indépendants, puisque chaque personne suivie a un tarif défini. »

Dmitri Savitski

Analyste opérationnel chez InData Labs

Dmitri Savitski

Analyste opérationnel chez InData Labs

#La solution : une source unique de données fiables sur les coûts et la rentabilité

Depuis 2018, l'entreprise enregistre toutes les heures consacrées aux projets dans Beebole, qu'elle utilise comme infrastructure pour les données relatives aux coûts et à la facturation. Jira reste leur outil de gestion de projet, mais Beebole reproduit exactement la même structure — équipes, projets et tâches —, de sorte que le reporting est fluide.

Beebole leur permet de :

• Harmoniser les données de facturation : Les heures et les coûts des projets sont directement intégrés dans le système financier, ce qui remplace le rapprochement manuel sur tableur.

• Effectuer des analyses de rentabilité : Lors des réunions mensuelles, on s'appuie sur les données de Beebole pour évaluer les marges brutes des projets.

• Accompagner les équipes financières : Les collaborateurs du service financier préfèrent Beebole à Jira, car ils trouvent Jira trop complexe.

• Suivi des coûts liés aux congés : L'absentéisme, les congés et le temps passé à ne rien faire sont évalués par rapport aux budgets.

• Maîtrise du tarif facturable : Ils peuvent comparer leur budget aux chiffres réels et suivre leur tarif facturable. Ce tarif est essentiel, car les activités non facturables peuvent rapidement générer des frais généraux. Si leur tarif passe en dessous de 65 %, ils savent qu’ils sont confrontés à une charge de travail importante et à des problèmes de rentabilité. À l’inverse, un tarif supérieur à 75 % témoigne d’une excellente performance.

« C'est un excellent outil compte tenu de ses coûts. Il est très compétitif par rapport à d'autres solutions offrant des fonctionnalités similaires. La fonctionnalité multidevise nous est particulièrement utile. »

Dmitri Savitski

Analyste opérationnel chez InData Labs

Dmitri Savitski

Analyste opérationnel chez InData Labs

#La mise en œuvre : un déploiement progressif et un accompagnement efficace lors de la prise en main

L'entreprise a commencé à utiliser Beebole en 2018, mais la mise en œuvre complète a eu lieu en 2020. En tant qu'administrateur Beebole, Dmitri configure manuellement les structures de projet pour qu'elles correspondent aux tickets Jira, garantissant ainsi au quotidien la cohérence entre les différents outils.

La mise en route a été prise en charge par l'équipe chargée de la réussite client de Beebole, qui a aidé configurer les paramètres de coûts et les autorisations. Aujourd’hui, Dmitri gère le système sans difficulté et ne fait appel à l’assistance que pour les questions complexes.

« Le service d'assistance est très efficace et réactif. On m'a aidé à régler des problèmes liés aux paramètres de coûts et aux autorisations », explique Savitski.

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#Les résultats : une gestion plus efficace de la rentabilité et des paiements précis

Depuis qu'elle a adopté Beebole, l'entreprise a atteint des améliorations significatives en matière de visibilité des coûts et de précision de la facturation. Grâce aux informations fournies par Beebole, ils peuvent s'adapter plus rapidement et de manière plus judicieuse.

Principaux résultats :

• Exactitude de la facturation : Des données fiables pour les factures, quel que soit le modèle de client

• Informations sur la facturation et la rentabilité : Des bilans mensuels par projet, accompagnés d'une analyse en temps réel comparant le budget aux résultats réels. Selon Dmitri, « cela nous permet sans aucun doute d'évaluer rapidement les performances de l'entreprise, généralement à l'échelle hebdomadaire. Cela nous aide à prendre en temps opportun des décisions opérationnelles concernant les ressources allouées aux projets, dans le respect des budgets alloués, afin d'atteindre les niveaux de rentabilité requis. C'est un excellent outil pour gérer la répartition de nos ressources. »

• Paiements ponctuels aux indépendants : Beebole est la référence unique en matière de tarifs et de calculs de rémunération.

• Efficacité opérationnelle : Le service financier évite la complexité de Jira en s'appuyant sur les rapports clairs de Beebole.

• Économies : Des fonctionnalités robustes et efficaces à un prix compétitif fourchette de prix.

« Beebole nous aide à suivre, à contrôler et à prendre en temps opportun des décisions concernant la rentabilité de nos projets. Cet outil nous permet de gérer efficacement les budgets de recettes et de dépenses et de suivre la rentabilité à tous les niveaux opérationnels : entreprise, client, projet, ainsi qu’au niveau des employés, des indépendants et des fournisseurs. »

Dmitri Savitski

Analyste opérationnel chez InData Labs

Dmitri Savitski

Analyste opérationnel chez InData Labs

Aujourd'hui, Beebole est un système opérationnel essentiel pour InData Labs, qui sous-tend toutes les activités, de la planification des projets à la prise de décisions financières. Alors qu'InData Labs poursuit sa croissance, Beebole reste une référence fiable pour des rapports de qualité et des décisions commerciales prises en toute confiance.