Des tableurs aux analyses en temps réel : comment Rancho Biosciences évite les dépassements de coûts sur ses projets

Rancho Biosciences est une entreprise internationale spécialisée dans les données scientifiques qui accompagne les laboratoires pharmaceutiques, les sociétés de biotechnologie, les fondations et les organismes gouvernementaux grâce à une expertise complète couvrant le conseil en données, l’ingénierie des données, la curation, la bio-informatique et la science des données. Son équipe de scientifiques titulaires d’un doctorat (PhD) ou d’un doctorat en médecine (MD) travaille avec une rigueur scientifique sur des ensembles de données issues de l’imagerie, de la génomique, de l’imagerie clinique, de l’analyse spatiale, de l’imagerie unicellulaire et multimodale. Rancho fournit également des produits de données biomédicales prêts pour l’IA et dirige des consortiums collaboratifs qui fournissent des ensembles de données harmonisés et prêts à l’analyse pour la recherche et le développement de l’IA.

Compte tenu de la taille de leur équipe et de l'ampleur de leurs projets, Il est essentiel de veiller au respect des budgets et des délais des projets. Depuis 2016, ils s'appuient sur Suivi d'activité pour les projets avec Beebole ainsi que des fonctionnalités de gestion budgétaire permettant de remplacer les tableurs, d'éviter les dépassements de coûts et d'améliorer la prise de décision.

#Le défi lié à l'augmentation des budgets des projets et à leur suivi

En tant que responsable senior de l'équipe de gestion de projets, Brad Farrell supervise un vaste portefeuille de plus d'une centaine de projets en cours, tout en gérant ses propres missions et en communiquant des informations détaillées sur l'avancement des projets à la direction.

Avant Beebole, le suivi des projets de Rancho Biosciences reposait en grande partie sur des tableurs et une combinaison d’outils tels qu’Excel, Microsoft Project et Jira. Bien que ces outils aient permis de gérer les livrables, ils ne disposaient pas de la vue d'ensemble nécessaire pour suivre en temps réel les heures par rapport aux budgets. Avec autant de projets menés en parallèle, il était difficile d'identifier les problèmes à un stade précoce, et les éventuels dépassements budgétaires étaient souvent détectés trop tard pour permettre de prendre des mesures correctives.

La complexité croissante des activités de Rancho Biosciences nécessitait un système capable de :

• Suivre avec précision les heures travaillées par rapport aux budgets fixés

• Fournir des mises à jour instantanées sur l'état d'avancement de plus de 100 projets en cours

• Afficher des alertes permettant de prendre des mesures avant que les budgets ne soient dépassés

• S'intégrer aux processus financiers pour une facturation plus précise

• Fournir aux équipes dirigeantes les informations détaillées et nuancées dont ils ont besoin pour prendre des décisions stratégiques

#Contrôle et visibilité en temps réel sur l'ensemble de vos projets en cours

Beebole est rapidement devenu l'outil central de Rancho Biosciences pour le suivi des heures consacrées aux projets, budgets, et l'état d'avancement du projet. Brad Farrell dispose désormais de une vue d'ensemble claire de tous les projets et sous-projets en cours, y compris les coûts, les tarifs et les heures travaillées. Cette visibilité permet d'identifier plus facilement les problèmes à un stade précoce et de maintenir les projets sur la bonne voie.

Farrell explique que Beebole est un outil qui lui permet de voir précisément les heures travaillées par rapport au budget total, ainsi que l'état d'avancement des projets.

De plus, les budgets des projets de Rancho Biosciences sont définis en heures, ce qui facilite la conversion d’un bon de commande en un montant horaire grâce à Beebole. « Chaque bon de commande est converti en projet Beebole, où nous pouvons suivre les heures utilisées par rapport au budget total, et c’est également là que notre département comptable extrait les données pour établir les factures », explique M. Farrell. « Cet outil remplit très bien de nombreuses fonctions. »

#Transformer les données de projet en informations exploitables grâce à l'API de Beebole

Farrell a fait remarquer que Beebole est idéal pour les responsables de projet qui cherchent des réponses à des questions rapides en un coup d'œil. Pour approfondir ses connaissances, il utilise l'API ouverte pour intégrer les données de suivi d'activité dans le programme interne de Rancho Biosciences à l'aide de scripts Python. Le tableau de bord interne utilise les données relatives aux projets, sous-projets, coûts, tarifs et budgets pour générer des rapports d'avancement. Ces rapports sont mis à jour en temps réel afin de fournir des informations sur le travail déjà effectué et celui qui reste à réaliser pour chaque projet.

Farrell affirme que Grâce à la richesse des données brutes de Beebole et à la robustesse de son API, ses rapports indiquent clairement si les projets seront menés à bien dans les délais et dans les limites du budget, et si le travail est effectué de manière régulière ou sporadique.

Outre les rapports internes internes, les données de Beebole sont également utilisées pour la facturation, en association avec d'autres systèmes financiers déjà en place chez Rancho Biosciences. Le recoupement des factures avec les données de suivi d'activité permet de garantir la précision des budgets.

#Prévenir les dépassements grâce aux indicateurs d'état du budget

Ces rapports exhaustifs, associés aux alertes budgétaires de Beebole, jouent un rôle essentiel dans la gestion des projets de Rancho BiosciencesLorsqu'un projet ou un sous-projet atteint 80 % de son budget dans Beebole, l'état du budget passe au jaune. S’il passe au rouge, cela signifie que le budget du projet a été dépassé. Ces indicateurs, visibles d’un seul coup d’œil, signalent clairement à Brad et à son équipe qu’ils doivent examiner la situation de plus près et prendre des mesures correctives pour accélérer un projet ou réaffecter les ressources.

#Aider Rancho Biosciences à se concentrer sur sa mission

D'un point de vue global, il est désormais plus facile pour la direction de Rancho Biosciences d'identifier ce sur quoi elle a une influence pour faire avancer les projets et ce qui ne relève pas de son contrôle. Cela conduit à des discussions stratégiques sur les leviers précis qu'ils peuvent actionner pour accélérer les projets ou trouver des moyens d'optimiser la production.

« Beebole nous offre un moyen simple de maximiser la valeur ajoutée et de nous assurer que nous faisons bien notre travail », a déclaré M. Farrell.

Rancho Biosciences apporte une contribution significative à la transformation des données scientifiques, à l'intelligence artificielle biomédicale et à l'accélération de la recherche, et poursuit sa mission qui consiste à sauver des vies grâce à des solutions fondées sur les données. Beebole apporte le cadre opérationnel nécessaire pour mener à bien ces travaux de manière fiable et à grande échelle.