Cómo Umanova creó su propio portal de clientes y agilizó la tramitación de las hojas de tiempos en un 150 %

Umanova d.o.o. es una empresa de consultoría y desarrollo con sede en Croacia asociada a una empresa suiza. Pasaron de una solución provisional en Excel a Beebole en poco tiempo para satisfacer las demandas de los clientes en cuanto a partes de horas estructurados, reducir las complicaciones a la hora de elaborar informes y mejorar la previsión de los proyectos. Pero no se quedaron ahí: Utilizando la API abierta de Beebole, crearon un sistema interno de generación de informes a medida que ofrece visibilidad de los proyectos en tiempo real, detecta los problemas en una fase temprana y proporciona a los clientes datos claros y fiables.

#El reto: la previsión y la visibilidad de los proyectos

Umanova presta servicios a grandes clientes internacionales (a través de una empresa matriz suiza) y cuenta con un equipo distribuido entre Croacia, Bosnia y Serbia. Ofrece servicios de consultoría, desarrollo de software y asistencia técnica; en ocasiones, contrata a desarrolladores que trabajan directamente con los clientes, aunque siguen figurando en la nómina de Umanova.

A medida que la empresa crecía, la comunicación con los clientes y la previsión de los proyectos se convirtieron en grandes retos. Antes de Beebole, el equipo utilizaba hojas de cálculo de Excel que no ofrecían visibilidad en tiempo real o datos fiables para predecir las cargas de trabajo y las horas de facturación.

Principales retos a los que se enfrentaba Umanova:

• Incertidumbre en las previsiones: A los responsables de proyecto les costaba calcular con precisión el número de horas que debían ser objeto de facturación por cada proyecto.

• Visibilidad limitada: Las hojas de cálculo de Excel dificultaban ver en qué se dedicaba realmente el tiempo.

• Sobrecarga en la elaboración de informes: La elaboración de informes requería trabajo manual y a menudo daba lugar a errores, y no existía una forma sencilla de comunicar las horas trabajadas a los clientes.

• Tramitación de las hojas de tiempo: Esto solía llevar cinco días laborables mensuales.

• Complejidad operativa: Umanova gestiona estructuras de control horario independientes debido a los distintos requisitos legales y específicos de cada cliente, y su objetivo era consolidarlo todo en una única capa de generación de informes.

#La solución: estructura, informes y previsiones, todo en un mismo lugar

Umanova se basó en sus procesos internos, ya estructurados, con Beebole. Utilizaron las funciones de Beebole para mejorar la elaboración de previsiones, la presentación de informes y la comunicación con los clientes. Likar configuró el sistema para que reflejara la jerarquía de sus clientes y proyectos, lo que permitió tanto a la dirección como a los responsables de proyecto tener una visión clara de la distribución del tiempo. Y Luka Kurelić, socio director de Umanova, utilizó La API abierta de Beebole para crear su propio sistema de informes internos y su portal de clientes.

Hoy en día, los responsables de proyecto registran el tiempo tanto en Beebole como en Notion y, a continuación, comparan los resultados para estimar la duración del proyecto con mayor precisión. Los informes que antes tardaban horas en elaborarse en Excel ahora se crean en cuestión de minutos. ¿Lo mejor de todo? Todos esos datos de control horario también se incorporan a su programa interno, que se comparte con los clientes.

Este sistema interno se basa en las horas registradas y con aprobación como única fuente fidedigna de información para la visibilidad, la evaluación y la toma de decisiones.

La API abierta marcó la diferencia: el programa de generación de informes internos de Umanova puede procesar 10 000 registros en 30 segundos, y Beebole es una fuente fiable de datos estructurados sobre el control horario. dentro de sus sistemas operativos generales.

• API abierta: Una documentación clara que les permitió crear su propio programa interno para la gestión de las relaciones con los clientes y el análisis inmediato.

• Estructura de datos clara: La capacidad de personalización de Beebole les facilitó disponer de una estructura de datos clara con la configuración «cliente → proyecto → tarea» en todos los equipos.

• Registro preciso del tiempo: Los empleados y los autónomos registran sus horas directamente en Beebole, lo que reduce la duplicación de tareas.

• Horas facturables frente a horas no facturables: Fácil distinción entre el trabajo para los clientes y las tareas internas.

• Conclusiones prácticas: Los informes muestran en qué se invierte el tiempo, lo que ayuda a determinar la distribución del tiempo y los presupuestos de los proyectos.

• Mejora de las previsiones: Los datos históricos permiten planificar mejor y realizar estimaciones más realistas de los proyectos.

«Los clientes exigían partes de horas, y algunos de ellos ya conocían Beebole. Nos proporcionó una estructura adecuada, algo que Excel no podía ofrecer», explicó Sunčica.

#La implementación: configuración práctica con una guía útil

Likar, la directora de Umanova, se encargó personalmente de la configuración de Beebole, introduciendo clientes, proyectos y tareas para crear una estructura que se adaptara a su flujo de trabajo. Aunque al principio supuso un esfuerzo, el equipo de asistencia de Beebole, especialmente Miguel, la guió a lo largo del proceso.

Ahora gestiona por su cuenta las actualizaciones, los informes y la puesta en marcha de nuevos proyectos sin ayuda externa.

Lo más destacado:

• Incorporación sencilla: Unas cuantas sesiones guiadas hicieron que la configuración resultara más sencilla.

• Administración con competencias ampliadas: Ahora, Likar puede personalizar y actualizar los informes por su cuenta.

• Asistencia técnica receptiva: Ayuda rápida y práctica cuando surgen problemas.

Por otro lado, Kurelić se encargó de configurar la API de Beebole, lo cual, según él, fue un proceso sencillo que no requirió ayuda externa.

#Los resultados: elaboración de informes más rápida, previsiones fiables y operaciones escalables

El objetivo principal de Umanova era lograr un mayor control y visibilidad sobre sus proyectos. Con Beebole, el equipo ahora elabora informes precisos, identifica tendencias en las horas facturables, se comunica de forma fluida con sus clientes y prevé los volúmenes de trabajo con mucha más confianza. Además, el procesamiento de las hojas de tiempo mensuales pasó de llevar una semana entera a solo dos días, lo que supone un aumento de la rapidez del 150 %.

Las integraciones han transformado su forma de trabajar — convertir Beebole en el núcleo de su inteligencia operativa. La API les ofrece la flexibilidad necesaria para personalizar sus sistemas internos, ampliar su capacidad sin tener que realizar grandes inversiones y adaptarse continuamente a las nuevas necesidades empresariales.