De las hojas de cálculo a la información en tiempo real: cómo Rancho Biosciences evita los sobrecostes en sus proyectos

Rancho Biosciences es una empresa global especializada en datos científicos que presta apoyo a empresas farmacéuticas, biotecnológicas, fundaciones y organismos gubernamentales, aportando su experiencia integral en consultoría de datos, ingeniería de datos, curación de datos, bioinformática y ciencia de datos. Su equipo de científicos, compuesto por doctores y doctores en medicina, trabaja con rigor científico en conjuntos de datos de célula única, espaciales, genómicos, de imagen, clínicos y multimodales. Rancho también ofrece productos de datos biomédicos preparados para la inteligencia artificial y lidera consorcios colaborativos que proporcionan conjuntos de datos armonizados y listos para su análisis, destinados a la investigación y al desarrollo de la inteligencia artificial.

Dada la envergadura de su equipo y de sus proyectos, Es fundamental controlar los presupuestos y los plazos de los proyectos. Desde 2016, han confiado en Control horario para los proyectos en Beebole y funciones de gestión del presupuesto para sustituir las hojas de cálculo, evitar los sobrecostes y mejorar la toma de decisiones.

#El reto de ampliar los presupuestos de los proyectos y la supervisión

Como jefe del equipo sénior de gestión de proyectos, Brad Farrell supervisa una amplia cartera de más de cien proyectos en curso, al tiempo que gestiona sus propias tareas y transmite al equipo directivo información detallada sobre el estado de los proyectos.

Antes de Beebole, el seguimiento de proyectos de Rancho Biosciences se basaba en gran medida en hojas de cálculo y en una combinación de herramientas como Excel, Microsoft Project y Jira. Aunque estas herramientas ayudaban a gestionar los entregables, carecían de la visión global necesaria para supervisar las horas en relación con los presupuestos en tiempo real. Con tantos proyectos en marcha al mismo tiempo, resultaba complicado detectar los problemas a tiempo, y a menudo los posibles sobrecostes se detectaban demasiado tarde como para poder tomar medidas correctivas.

La creciente complejidad de las operaciones de Rancho Biosciences exigía un sistema que pudiera:

• Realizar un seguimiento preciso de las horas trabajadas en relación con los presupuestos establecidos

• Ofrecer actualizaciones instantáneas del estado de más de 100 proyectos activos

• Mostrar alertas que permitan tomar medidas antes de que se superen los presupuestos

• Integrarse con los procesos financieros para lograr una facturación más precisa

• Proporcionar a los equipos directivos la información detallada y matizada que necesitan para tomar decisiones estratégicas

#Control y visibilidad en tiempo real de todos tus proyectos activos

Beebole se convirtió rápidamente en el centro neurálgico de Rancho Biosciences para el seguimiento de las horas dedicadas a los proyectos, presupuestos, y el estado del proyecto. Brad Farrell tiene ahora una visión general clara y completa de todos los proyectos y subproyectos en curso, incluidos los costes, las tarifas y las horas trabajadas. Esta visibilidad facilita la detección temprana de problemas y permite mantener los proyectos por el buen camino.

Farrell afirma que Beebole es un lugar al que puede acudir para ver exactamente cuántas horas se han trabajado en relación con el presupuesto total, así como el estado de los proyectos.

Además, los presupuestos de los proyectos de Rancho Biosciences se establecen en horas, lo que facilita convertir una orden de compra en un importe basado en horas con Beebole. «Cada orden de compra se convierte en un proyecto de Beebole en el que podemos hacer un seguimiento de las horas empleadas en relación con el presupuesto total, y de ahí es también de donde nuestro departamento de contabilidad extrae los datos para facturar», explica Farrell. «Hace muchas cosas realmente bien».

#Convertir los datos de los proyectos en información útil con la API de Beebole

Farrell señaló que Beebole es ideal para los responsables de proyecto que buscan respuestas a preguntas rápidas de un vistazo. Para obtener información más detallada, utiliza la API abierta para introducir datos de control horario en el programa interno de Rancho Biosciences mediante scripts de Python. El panel de control interno utiliza datos sobre proyectos, subproyectos, costes, tarifas y presupuestos para generar informes de progreso. Los informes se actualizan en tiempo real para ofrecer información sobre el trabajo completado y el que queda por realizar en cualquier proyecto concreto.

Farrell afirma que Gracias a la gran cantidad de datos primarios de Beebole y a su sólida API, sus informes indican claramente si los proyectos se completarán a tiempo y dentro del presupuesto., y si el trabajo se realiza de forma constante o esporádica.

Aparte de los informes internos, los datos de Beebole también se utilizan para facturar, junto con otros sistemas centrados en las finanzas que ya están en funcionamiento en Rancho Biosciences. La comparación de las facturas con los datos de control horario ayuda a mantener la precisión de los presupuestos.

#Prevención de sobrecostes mediante indicadores de estado del presupuesto

Estos informes exhaustivos, junto con las alertas del presupuesto de Beebole son fundamentales para la gestión de proyectos de Rancho Biosciences Cuando un proyecto o subproyecto alcanza el 80 % de su presupuesto en Beebole, el estado del presupuesto pasa a amarillo. Si pasa a rojo, significa que se ha superado el presupuesto del proyecto. Estos indicadores, que se aprecian de un solo vistazo, son una señal clara para Brad y su equipo de que deben examinar la situación más detenidamente y adoptar medidas correctivas para acelerar un proyecto o reasignar recursos.

#Ayudar a Rancho Biosciences a centrarse en su misión

En términos generales, ahora resulta más fácil para la alta dirección de Rancho Biosciences identificar qué aspectos están bajo su control para impulsar los proyectos y cuáles no. Esto da lugar a debates estratégicos sobre las medidas concretas que pueden adoptar para acelerar los proyectos o buscar formas de maximizar la producción.

«Beebole nos ofrece una forma sencilla de sacar el máximo partido y asegurarnos de que estamos haciendo bien nuestro trabajo», afirmó Farrell.

Rancho Biosciences está realizando importantes contribuciones a la transformación de datos científicos, la inteligencia artificial biomédica y la aceleración de la investigación, y sigue trabajando para cumplir su misión de salvar vidas mediante soluciones basadas en datos. Beebole aporta la disciplina operativa necesaria para llevar a cabo esta labor de forma fiable y a gran escala.