Jira frente a Beebole: cómo InData Labs obtuvo información sobre la rentabilidad de sus proyectos de IA

InData Labs lleva a cabo proyectos complejos con diversos modelos de facturación y una red global de autónomos. Desde que adoptó Beebole, han ganado información fiable sobre la rentabilidad, una facturación optimizada y la garantía de pagos precisos a los autónomos—y todo ello sin perder de vista el control de los costes.

#El reto: modelos de facturación complejos y equipos internacionales

Fundada en 2014, InData Labs es una empresa dedicada a la inteligencia artificial y la ciencia de datos que diseña y desarrolla soluciones inteligentes para startups y grandes empresas, que abarcan desde el análisis predictivo, la visión artificial y los sistemas de recomendación hasta aplicaciones de IA generativa y productos de IA de extremo a extremo, incluidos asistentes virtuales y sistemas de asesoramiento. Con unos 80 empleados de 20 nacionalidades y autónomos repartidos principalmente por Europa, Latinoamérica y otras regiones, la gestión financiera se estaba volviendo cada vez más compleja.

Entre sus principales dificultades antes de Beebole se encontraban:

• Diferentes modelos de facturación (precio fijo, por tiempo y materiales, anticipos, por proyecto, tarifas por persona)

• Pagos manuales a autónomos vinculado al seguimiento por horas

• El punto ciego de la rentabilidad sin consolidar los informes contables

• Transferencias complejas de datos entre Jira (para proyectos) y el departamento financiero

«Beebole es imprescindible para la facturación. Además, nos permite saber cuánto debemos pagar a los autónomos, ya que cada persona de la que hacemos un seguimiento tiene una tarifa».

Dmitri Savitski

Analista operativo en InData Labs

Dmitri Savitski

Analista operativo en InData Labs

#La solución: una única fuente de información fiable sobre los costes y la rentabilidad

La empresa lleva desde 2018 registrando todas las horas dedicadas a los proyectos en Beebole, utilizándolo como la estructura central para los datos de costes y facturación. Jira sigue siendo su herramienta de gestión de proyectos, pero Beebole reproduce la misma estructura —equipos, proyectos y tareas—, por lo que el flujo de información es fluido.

Beebole les permite:

• Unificar los datos de facturación: Las horas y los costes de los proyectos se incorporan directamente al departamento financiero, sustituyendo así la conciliación mediante hojas de cálculo.

• Realizar análisis de rentabilidad: En las reuniones mensuales se utilizan los datos de Beebole para evaluar los márgenes brutos de los proyectos.

• Apoyar a los equipos financieros: El personal del departamento de finanzas prefiere Beebole a Jira, ya que consideran que Jira es demasiado complejo.

• Realizar un seguimiento de los costes de las bajas / permisos: El absentismo, las vacaciones y el tiempo de inactividad se comparan con los presupuestos.

• Control de la tarifa facturable: Pueden controlar su presupuesto en función de los datos reales y supervisar su tarifa facturable. La tarifa facturable es fundamental, ya que las actividades no facturables pueden generar rápidamente gastos generales. Si su tarifa facturable cae por debajo del 65 %, saben que se enfrentan a una carga de trabajo considerable y a algunos problemas de rentabilidad. Por el contrario, una tarifa superior al 75 % indica un buen rendimiento.

«Es una herramienta estupenda por sus costes. Es muy competitiva en comparación con otras de funcionalidad similar. La función multidivisa nos resulta especialmente útil».

Dmitri Savitski

Analista operativo en InData Labs

Dmitri Savitski

Analista operativo en InData Labs

#La implementación: un despliegue gradual y una incorporación con apoyo

La empresa empezó a utilizar Beebole en 2018, pero la implantación completa se llevó a cabo en 2020. Dmitri, en su calidad de administrador de Beebole, configura manualmente las estructuras de los proyectos para que coincidan con los tickets de Jira, garantizando así la coherencia entre las distintas herramientas en el día a día.

La incorporación contó con el apoyo del equipo de éxito del cliente de Beebole, que ayudó a configurar los ajustes de costes y los permisos. Hoy en día, Dmitri gestiona el sistema con facilidad y solo recurre al servicio de asistencia para cuestiones más complejas.

«El servicio de asistencia es muy positivo y receptivo. Me han ayudado con la configuración de los costes y con problemas relacionados con los permisos», afirma Savitski.

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#Los resultados: un control más eficaz de la rentabilidad y pagos precisos

Desde que adoptó Beebole, la empresa ha logrado mejoras significativas en la visibilidad de los costes y la precisión de la facturación. Gracias a la información que les proporciona Beebole, pueden adaptarse con mayor rapidez y de forma más inteligente.

Resultados clave:

• Exactitud de la facturación: Datos fiables para las facturas en distintos modelos de clientes

• Información sobre facturación y rentabilidad: Revisiones mensuales a nivel de proyecto con análisis en tiempo real de la comparación entre el presupuesto y los resultados reales. Según Dmitri: «Sin duda, nos permite evaluar rápidamente el rendimiento de la empresa, normalmente con periodicidad semanal. Esto nos ayuda a tomar decisiones operativas oportunas sobre los recursos de los proyectos dentro de los presupuestos asignados para alcanzar los niveles de rentabilidad exigidos. Es una herramienta excelente para gestionar nuestra combinación de recursos».

• Pagos puntuales a los autónomos: Beebole es la única fuente de referencia para las tarifas y los cálculos salariales.

• Eficiencia operativa: El departamento de Finanzas evita la complejidad de Jira y confía en los informes claros de Beebole.

• Ahorro de costes: Funcionalidad sólida y eficiente a un precio competitivo rango de precios.

«Beebole nos ayuda a supervisar, controlar y tomar decisiones oportunas sobre la rentabilidad de los proyectos. Nos permite gestionar de forma eficaz los presupuestos de ingresos y gastos, así como supervisar la rentabilidad en todos los niveles operativos: empresa, cliente, proyecto y empleado/autónomo/proveedor».

Dmitri Savitski

Analista operativo en InData Labs

Dmitri Savitski

Analista operativo en InData Labs

Hoy en día, Beebole es un sistema operativo fundamental para InData Labs, que sustenta todo el proceso, desde la planificación de proyectos hasta la toma de decisiones financieras. A medida que InData Labs sigue creciendo, Beebole sigue siendo una base fiable para la elaboración de informes precisos y tomar decisiones empresariales con seguridad.