Supervisando la carga de trabajo de los proyectos con Beebole y Excel: la integración de la planificación de recursos de HungaroTrial

Todos sabemos que los datos tienen un gran potencial, pero ¿qué significa eso realmente? La respuesta depende de tus operaciones diarias, tu estrategia y tus objetivos empresariales. A continuación, analizamos cómo HungaroTrial pasó de tener una idea aproximada de las horas trabajadas por los empleados a implantar un sistema de control horario preciso para los proyectos que funcione a la perfección. Gracias a este sistema, pueden conocer las horas de trabajo exactas y disponer de la información necesaria para planificar cada uno de sus proyectos con al menos seis meses de antelación, si no más.

#¿Hay algún parecido con tu organización? Acerca de HungaroTrial

HungaroTrial es una organización de investigación por encargo que ayuda a las organizaciones sanitarias de todo el mundo en la gestión de ensayos clínicos, la consultoría y el reclutamiento. Fundada en Hungría en 1999, desde entonces se ha expandido por toda Europa y abrió oficinas en Estados Unidos y Corea del Sur.

Desde el punto de vista operativo, HungaroTrial ha optado por no trabajar con autónomos; su equipo está formado por más de 100 empleados en todo el mundo. Actualmente están trabajando en más de 50 proyectos en curso, entre los que se incluyen la realización de ensayos clínicos, la gestión de centros de ensayo, la selección de pacientes para los estudios, la realización de auditorías y el apoyo en las inspecciones reglamentarias.

Sus proyectos pueden durar desde seis meses hasta varios años, y a menudo conllevan numerosos elementos que hay que coordinar.. Dependiendo del tamaño y el tipo de proyecto, los responsables de proyecto se encargan de entre tres y cinco proyectos a la vez. Esto puede implicar desde la obtención de las aprobaciones reglamentarias y de los comités de ética hasta la puesta en marcha del proyecto, pasando por visitas a los centros, la ayuda a los centros en el reclutamiento, la formación, el seguimiento y mucho más.

HungaroTrial ha experimentado un crecimiento constante durante los últimos cinco años, ampliando su plantilla de 70 a más de 100 empleados. Llevan utilizando la solución de control horario para los proyectos de Beebole desde hace más de una década, y la empresa no ha dejado de perfeccionar la forma en que gestiona el tiempo dedicado a los proyectos y a los empleados. A medida que su equipo ha ido creciendo, cada vez han recurrido más a los datos precisos del sistema para garantizar que su hoja de cálculo de seguimiento de la asignación de recursos sea precisa y fiable.

#Objetivo: Eliminar las conjeturas del control horario y la planificación del tiempo dedicado a los proyectos

Antes de encontrar e implementar Beebole, HungaroTrial contaba con un sistema menos preciso: los responsables de proyecto realizaban un seguimiento de las horas de sus empleados basándose en comentarios periódicos. A continuación, esos comentarios se plasmaban en una hoja de cálculo con distintos tonos de gris. Cuanto más oscuro era el gris, más sobrecargado estaba el empleado y menos capacidad tenía para asumir más trabajo.

Matyas Petho lleva colaborando con HungaroTrial desde mucho antes de que esta empresa implantara Beebole. Además de buscar una forma más precisa de llevar un control horario, a HungaroTrial también le atrajo el sistema basado en la nube de Beebole, ideal para los empleados que viajan con frecuencia a hospitales y centros de ensayo clínico.

Cuando Petho se basaba exclusivamente en las opiniones de los empleados, esta hoja de cálculo, con sus tonos de gris, ofrecía una imagen que no se correspondía con la realidad.

#Cómo Beebole transformó el proceso de planificación de recursos de HungaroTrial, y cómo tu equipo también podría beneficiarse de ello

El uso de nuestro software de control horario dedicado a los proyectos ha cambiado la forma en que los empleados de HungaroTrial registran su tiempo, la forma en que sus responsables de proyecto evalúan las cargas de trabajo actuales y la forma en que prevén los proyectos futuros.

Cada día, los empleados llevan un registro del número de horas que han trabajado. Gracias a este proceso diario, hay menos posibilidades de que los datos sean engañosos o subjetivos, y menos confusión o dudas sobre el tiempo total trabajado.

Se espera que los responsables de proyecto planifiquen las horas de trabajo de cada empleado con una precisión de una hora, con periodicidad mensual. Esto debe hacerse con al menos seis meses de antelación, aunque lo ideal es planificar las horas hasta la fecha de finalización del proyecto.

Los empleados envían sus horas en Beebole al final de cada semana, lo que permite la aprobación por parte de los responsables de proyecto a principios de la semana siguiente. Beebole ofrece un sistema de aprobación de hojas de tiempo sencillo e integrado, que incluye permisos, notificaciones y funciones de revisión y aprobación en bloque.

Gracias a una práctica macro de Excel, las horas de aprobación se envían a una hoja de cálculo con un solo clic. Esta configuración tan sencilla ofrece a los responsables de proyecto una visión detallada de las horas planificadas frente a las horas trabajadas, que luego podrán utilizar para hacer los ajustes necesarios durante el resto del proyecto.

Este desglose claro de la diferencia entre las horas previstas y las trabajadas permite conocer la carga de trabajo real de los empleados, lo que proporciona a los responsables de proyecto los datos que necesitan para asignar más trabajo a los empleados o reducir la carga de trabajo. Y la información no se queda ahí. Según Petho, Estos datos dejan muy claro cuándo pueden asumir más proyectos e incluso cuándo es el momento adecuado para contratar a más empleados..

#Integraciones personalizadas para el control horario de proyectos mediante una API

Las integraciones utilizadas por HungaroTrial se configuraron fácilmente a nivel interno a través de La API de Beebole y Microsoft Excel. Para los expertos en hojas de cálculo, es tan sencillo como configurar una macro.

Las integraciones para el control horario de los proyectos son una de las mejores formas de sacar el máximo partido a tus datos de control horario. En el caso de HungaroTrial, Esta sencilla integración les ofrece una visión precisa y fiable de las horas previstas frente a las horas trabajadas.. Esto ha cambiado su forma de entender el trabajo de su equipo y de planificar proyectos futuros.

#La importancia del control horario preciso

Quizá pienses que el control horario para los proyectos es superfluo o que no aporta ningún valor añadido a tus operaciones, pero haz caso a HungaroTrial: no podría ser más importante. Sus datos sobre el control horario de los proyectos han ayudado a identificar las ineficiencias, los empleados infrautilizados que pueden asumir más trabajo e incluso el momento adecuado para ampliar su equipo.

Beebole forma ahora parte integral de sus operaciones diarias. Según Petho, ¡los nuevos empleados reciben formación sobre Beebole desde el primer día!