De los puntos ciegos de Excel al control minucioso de los costes: cómo Cevotec logró dominar la elaboración de presupuestos para proyectos

Cevotec, una empresa alemana de ingeniería especializada en la fabricación automatizada de materiales compuestos mediante la colocación de parches de fibra, se enfrentó a los problemas habituales que surgen al pasar de ser una startup centrada en el desarrollo a una empresa orientada a la producción. La gestión de los costes, el control horario del tiempo de trabajo de los empleados en múltiples proyectos complejos y garantizar el cumplimiento de la normativa legal en materia de horarios laborales constituían retos fundamentales. Beebole se convirtió en el pilar fundamental de la infraestructura de generación de informes de Cevotec, lo que permite a la empresa supervisar los presupuestos de los proyectos en tiempo real, reducir los gastos administrativos y tomar decisiones más acertadas basadas en datos.

#El reto: pasar de las hojas de cálculo de una startup a un sistema de informes escalable

Cevotec se fundó como una empresa derivada de la Universidad Técnica de Múnich, dedicada al desarrollo de robótica y software para la fabricación automatizada de piezas aeroespaciales y recipientes a presión de hidrógeno. Con clientes en uno de los sectores más conservadores y altamente regulados, Cevotec necesitaba unas operaciones internas sólidas para impulsar el crecimiento.

Sin embargo, la forma en que el equipo llevaba un control horario y los costes del proyecto no se adaptaba a los nuevos ritmos. Al principio, todo se gestionaba con Excel, lo que significaba que:

• Los empleados introducían manualmente las horas

• Recurrían en gran medida a las macros de Excel para recopilar datos

• La visibilidad de los proyectos era limitada y no se podía gestionar la ampliación

La obligación legal vigente en Alemania de registrar la jornada laboral hizo que fuera imprescindible contar con una solución profesional. Más allá del cumplimiento normativo, Cevotec quería obtener información más detallada sobre:

1. Cuánto tiempo dedicaron los empleados al desarrollo frente a la administración

2. Si existía el riesgo de que se sobrepasaran los presupuestos de los proyectos

3. Cómo distribuir los costes de forma equitativa entre varios centros de coste

El jefe de operaciones, Christian Fleischfresser, lo dejó claro: «Excel tiene sus limitaciones. Necesitábamos una herramienta profesional».

#La solución: personalizable, detallada e integrada con integraciones

Tras probar varias herramientas, Christian se decantó por Beebole por su capacidad para realizar el control horario a varios niveles: centros de coste, proyectos e incluso tareas. Este nivel de detalle fue fundamental para Cevotec, cuyos ingenieros suelen trabajar en entre cuatro y cinco proyectos diferentes en un solo día.

Estas son las principales formas en las que Cevotec utiliza Beebole en la actualidad:

• Seguimiento de centros de coste: Cada actividad se asigna a un centro de costes, lo que garantiza una visibilidad total.

• Informes a nivel de proyecto: Se realiza un seguimiento de los proyectos dentro de los centros de coste para comparar las horas del presupuesto con las horas reales.

• Integración de API: Los datos de Beebole se importan a herramientas de generación de informes basadas en Excel y se comparan con los de Zoho Projects con fines de planificación y elaboración de presupuestos.

La flexibilidad para personalizar los campos y adaptar el sistema sin necesidad de recurrir a consultores externos fue decisiva. Para Fleischfresser, era importante no verse limitado por una herramienta que no le permitiera ajustarla fácilmente por sí mismo.

#La puesta en marcha: configuración rápida, asistencia técnica eficaz

El propio Fleischfresser creó Beebole y completó la primera versión de la configuración en unas dos semanas. Era sencillo y se podía personalizar con gran detalle, lo que le permitió crear exactamente el sistema que necesitaba.

Cuando surgían dudas —sobre todo en relación con la configuración de las llamadas a la API y los campos personalizados—, el equipo de asistencia de Beebole respondía con rapidez y eficacia.

Para los empleados, el control horario diario es muy sencillo: al final de cada jornada, anotan las horas en los centros de coste y proyectos correspondientes. Es lo suficientemente sencillo y fácil de usar como para que los empleados no se quejen. No se puede pedir mucho más que eso.

#Los resultados: de los puntos ciegos a las decisiones fundamentadas

Beebole se convirtió rápidamente en lo que Fleischfresser denominó un «pilar fundamental» del ecosistema de generación de informes de Cevotec. Gracias al uso de Beebole, Cevotec ha logrado:

• Control del presupuesto en tiempo real: Los responsables de proyecto pueden detectar cuándo los gastos superan los presupuestos previstos y dar la voz de alarma con antelación.

• Mejora de las previsiones: Los datos históricos ayudan a Cevotec a elaborar el presupuesto para los proyectos futuros con mayor precisión.

• Mejor asignación de recursos: Al comparar el tiempo dedicado a las tareas administrativas con el dedicado al desarrollo, los responsables pueden tomar medidas para reducir los gastos generales.

• Políticas justas para los empleados: Los datos de control horario respaldan el «banco de horas» de Cevotec, que permite a los empleados canjear las horas extra por ausencias adicionales.

Christian lo resumió a la perfección: «Beebole no solo registra las horas; nos ayuda a comprender la realidad. Así es como tomamos mejores decisiones».

#Puntos clave

• La elaboración de informes en Excel no resultaba escalable para una empresa de ingeniería en expansión con estructuras de costes complejas.

• La flexibilidad y el detalle de Beebole permitieron a Cevotec obtener una visión completa de los proyectos y los presupuestos.

• Gracias a las integraciones con la API, el equipo consolidó los datos de Beebole en sus sistemas de generación de informes, mejorando la precisión y la eficiencia.

• El resultado: una gestión del presupuesto más eficaz de los proyectos, una supervisión en tiempo real y una base para ampliar las operaciones en un sector muy exigente.