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Title: Caso de éxito: cómo Cevotec controla costes con Beebole

Descubre cómo Cevotec, empresa de ingeniería alemana, sustituyó las macros de Excel por Beebole para controlar costes y presupuestos en tiempo real.

URL Source: https://beebole.com/es/casos-exito/cevotec

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## De los puntos ciegos de Excel al control minucioso de los costes: cómo Cevotec logró dominar la elaboración de presupuestos para proyectos

«Sin una herramienta de seguimiento como Beebole, esa visibilidad sería imposible. De lo contrario, se trabaja a ciegas».

Christian Fleischfresser - Jefe de Operaciones de Cevotec


Cevotec, una [empresa alemana de ingeniería](https://www.cevotec.com) especializada en la fabricación automatizada de materiales compuestos mediante la colocación de parches de fibra, se enfrentó a los problemas habituales que surgen al pasar de ser una startup centrada en el desarrollo a una empresa orientada a la producción. La gestión de los costes, el control horario del tiempo de trabajo de los empleados en múltiples proyectos complejos y garantizar el cumplimiento de la normativa legal en materia de horarios laborales constituían retos fundamentales. [Beebole](https://beebole.com/es) se convirtió en el pilar fundamental de la infraestructura de generación de informes de Cevotec, lo que permite a la empresa supervisar los presupuestos de los proyectos en tiempo real, reducir los gastos administrativos y tomar decisiones más acertadas basadas en datos.

- Resumen

Cevotec necesitaba una forma fiable de ir más allá del simple control horario y obtener información detallada sobre cómo se distribuían las horas de trabajo de los empleados entre los centros de coste y los proyectos. Antes de Beebole, el equipo dependía en gran medida de Excel y las macros, pero este enfoque no era escalable. Al implementar Beebole, Cevotec logró una mayor granularidad, optimizó la elaboración de informes y obtuvo la capacidad de anticipar los excesos del presupuesto antes de que se convirtieran en un problema crítico.

- Funcionalidades

[Control horario para proyectos](https://beebole.com/es/control-horario-proyectos)

[Integraciones de API](https://beebole.com/help/api)

[Elaboración de presupuestos](https://beebole.com/es/control-financiero-proyectos)

[Informes](https://beebole.com/es/informes-hojas-tiempo-empleados)

SECTOR - Fabricación
TAMAÑO DE LA EMPRESA - 11-50
SEDE CENTRAL - Múnich, Alemania

## El reto: pasar de las hojas de cálculo de una startup a un sistema de informes escalable

Cevotec se fundó como una empresa derivada de la Universidad Técnica de Múnich, dedicada al desarrollo de robótica y software para la fabricación automatizada de piezas aeroespaciales y recipientes a presión de hidrógeno. Con clientes en uno de los sectores más conservadores y altamente regulados, Cevotec necesitaba unas operaciones internas sólidas para impulsar el crecimiento.

Sin embargo, la forma en que el equipo llevaba un control horario y los costes del proyecto no se adaptaba a los nuevos ritmos. Al principio, todo se gestionaba con Excel, lo que significaba que:

- Los empleados introducían manualmente las horas
- Recurrían en gran medida a las macros de Excel para recopilar datos
- La visibilidad de los proyectos era limitada y no se podía gestionar la ampliación

La obligación legal vigente en Alemania de registrar la jornada laboral hizo que fuera imprescindible contar con una solución profesional. Más allá del cumplimiento normativo, Cevotec quería obtener información más detallada sobre:

1. Cuánto tiempo dedicaron los empleados al desarrollo frente a la administración
1. Si existía el riesgo de que se sobrepasaran los presupuestos de los proyectos
1. Cómo distribuir los costes de forma equitativa entre varios centros de coste

El jefe de operaciones, Christian Fleischfresser, lo dejó claro: «Excel tiene sus limitaciones. Necesitábamos una herramienta profesional».

## La solución: personalizable, detallada e integrada con integraciones

Tras probar varias herramientas, Christian se decantó por Beebole por su capacidad para realizar el control horario a varios niveles: centros de coste, proyectos e incluso tareas. Este nivel de detalle fue fundamental para Cevotec, cuyos ingenieros suelen trabajar en entre cuatro y cinco proyectos diferentes en un solo día.

Estas son las principales formas en las que Cevotec utiliza Beebole en la actualidad:

- Seguimiento de centros de coste: Cada actividad se asigna a un centro de costes, lo que garantiza una visibilidad total.
- Informes a nivel de proyecto: Se realiza un seguimiento de los proyectos dentro de los centros de coste para comparar las horas del presupuesto con las horas reales.
- Integración de API: Los datos de Beebole se importan a herramientas de generación de informes basadas en Excel y se comparan con los de Zoho Projects con fines de planificación y elaboración de presupuestos.

La flexibilidad para personalizar los campos y adaptar el sistema sin necesidad de recurrir a consultores externos fue decisiva. Para Fleischfresser, era importante no verse limitado por una herramienta que no le permitiera ajustarla fácilmente por sí mismo.

"«Todas las herramientas que elijo deben ser personalizables. Si tengo que recurrir a socios externos, el proceso resulta caro y lento. Con Beebole, podemos adaptarlas nosotros mismos»."

Christian Fleischfresser - Jefe de Operaciones en Cevotec

## La puesta en marcha: configuración rápida, asistencia técnica eficaz

El propio Fleischfresser creó Beebole y completó la primera versión de la configuración en unas dos semanas. Era sencillo y se podía personalizar con gran detalle, lo que le permitió crear exactamente el sistema que necesitaba.

Cuando surgían dudas -sobre todo en relación con la configuración de las llamadas a la API y los campos personalizados-, el equipo de asistencia de Beebole respondía con rapidez y eficacia.

Para los empleados, el control horario diario es muy sencillo: al final de cada jornada, anotan las horas en los centros de coste y proyectos correspondientes. Es lo suficientemente sencillo y fácil de usar como para que los empleados no se quejen. No se puede pedir mucho más que eso.

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## Los resultados: de los puntos ciegos a las decisiones fundamentadas

Beebole se convirtió rápidamente en lo que Fleischfresser denominó un «pilar fundamental» del ecosistema de generación de informes de Cevotec. Gracias al uso de Beebole, Cevotec ha logrado:

- Control del presupuesto en tiempo real: Los responsables de proyecto pueden detectar cuándo los gastos superan los presupuestos previstos y dar la voz de alarma con antelación.
- Mejora de las previsiones: Los datos históricos ayudan a Cevotec a elaborar el presupuesto para los proyectos futuros con mayor precisión.
- Mejor asignación de recursos: Al comparar el tiempo dedicado a las tareas administrativas con el dedicado al desarrollo, los responsables pueden tomar medidas para reducir los gastos generales.
- Políticas justas para los empleados: Los datos de control horario respaldan el «banco de horas» de Cevotec, que permite a los empleados canjear las horas extra por ausencias adicionales.

Christian lo resumió a la perfección: «Beebole no solo registra las horas; nos ayuda a comprender la realidad. Así es como tomamos mejores decisiones».

## Puntos clave

- La elaboración de informes en Excel no resultaba escalable para una empresa de ingeniería en expansión con estructuras de costes complejas.
- La flexibilidad y el detalle de Beebole permitieron a Cevotec obtener una visión completa de los proyectos y los presupuestos.
- Gracias a las integraciones con la API, el equipo consolidó los datos de Beebole en sus sistemas de generación de informes, mejorando la precisión y la eficiencia.
- El resultado: una gestión del presupuesto más eficaz de los proyectos, una supervisión en tiempo real y una base para ampliar las operaciones en un sector muy exigente.


## Otras experiencias de clientes

- InData Labs garantiza pagos precisos e información de rentabilidad con el control horario - Este proveedor de soluciones basadas en inteligencia artificial utiliza Beebole para realizar un seguimiento más preciso de las horas dedicadas a los proyectos, los costes y los pagos. - [Read full story](https://beebole.com/es/casos-exito/indata-labs)
- Olsys eligió Beebole por su flexibilidad y sus opciones avanzadas de generación de informes. - Olsys utilizó los datos de control horario de Beebole para mejorar el rendimiento de los gestores de proyectos, y todo empezó con unas hojas de tiempos más eficaces. - [Read full story](https://beebole.com/es/casos-exito/olsys)
- Evita los sobrecostes con tarifas altamente configurables y funciones de presupuesto - A pesar de tener más de 100 proyectos activos, Rancho Biosciences realiza fácilmente el seguimiento de las horas y los costes, gestiona los presupuestos y optimiza las facturas gracias a Beebole. - [Read full story](https://beebole.com/es/casos-exito/rancho-biosciences)
- Umanova creó un portal de clientes a medida y optimizó la gestión de las hojas de tiempos - La consultora de software utilizó la sólida API de Beebole para crear un portal de clientes, al tiempo que logró una mayor rapidez en la elaboración de informes, mejores previsiones y operaciones escalables. - [Read full story](https://beebole.com/es/casos-exito/umanova)
- HungaroTrial gestiona la carga de trabajo de los proyectos con Beebole y Excel - Cómo HungaroTrial utilizó nuestros complementos y nuestra API para realizar integraciones con Beebole y una plantilla de planificación de recursos en Excel.  - [Read full story](https://beebole.com/es/casos-exito/hungaro-trial)
- El SIS logró mejorar la gestión del presupuesto y de recursos humanos - Beebole ofrece a los servicios de información deportiva datos claros sobre presupuestos, costes, disponibilidad del personal y vacaciones, lo que permite ahorrar tiempo, dinero y dolores de cabeza. - [Read full story](https://beebole.com/es/casos-exito/sports-information-services)
- Cómo Taptu automatizó los flujos de trabajo de sus proyectos mediante una integración personalizada - Descubre cómo Taptu utilizó la API abierta de Beebole para crear una integración personalizada que les permitiera mejorar la precisión de la facturación. De este modo, optimizaron la gestión de proyectos, el control horario, la facturación y la emisión de facturas. - [Read full story](https://beebole.com/es/casos-exito/taptu)


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